Порядок проведения инвентаризации тмц. Составление сличительных ведомостей по инвентаризации. Стандартные нормативы и условия

Инвентаризация товарно-материальных ценностей представляет собой наиболее трудоемкий процесс. Это связано, прежде всего, с большими объемами и разнообразной номенклатурой материальных ценностей, а также недостатками в обеспечении контроля их сохранности.

Порядок инвентаризации товарно-материальных ценностей рассмотрим на примере инвентаризации товаров. Наличие товаров на складах и в розничной торговле периодически проверяется посредством инвентаризации. Важно помнить, что инвентаризация является основным средством контроля при приемке-передаче материальных ценностей.

Осуществляя инвентаризацию товаров, нужно, с одной стороны, сличить их количество в натуре с данными аналитического и синтетического учета по счету 41 "Товары" и забалансовых счетов, а с другой стороны - подтвердить правильность оценки товаров.

Обратите внимание!

В процессе проведения инвентаризации товаров необходимо руководствоваться, помимо общих нормативных документов по организации учета и инвентаризации, также и специальными нормативными документами, отражающими особенности сферы торговли, в частности:

Постановлением Совета Министров СССР от 10 февраля 1948 года №248 "О взыскании ущерба, причиненного лицами, виновными в хищении и недостаче продовольственных и промышленных товаров";

Положением о материальной ответственности рабочих и служащих за ущерб, причиненный предприятию, учреждению, организации, утвержденным Указом Президиума Верховного Совета СССР от 13 июля 1976 года №4204-IX;

Приказом Минторга СССР от 28 июня 1983 года №140 "Указания о порядке работы в системе Министерства торговли СССР по возмещению ущерба от хищений, растрат, недостач и потерь товарно-материальных ценностей, ответственности руководителей и должностных лиц предприятий и организаций государственной торговли за состояние этой работы и координацию ее правоохранительными органами";

Инструкцией Минфина СССР от 14 января 1967 года №17 "О порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности";

Приказом Минторга СССР от 2 апреля 1987 года №88 "Об утверждении норм естественной убыли продовольственных товаров в торговле и инструкций по их применению" и другими.

Материально-ответственные лица осуществляющие приемку, хранение и отпуск товаров, несут полную материальную ответственность за вверенные им ценности на основании заключенных с ними договоров о полной материальной ответственности.

Инвентаризация товаров проводится по местам хранения и по материально-ответственным лицам. В процессе инвентаризации уточняются остатки товаров, числящихся на счетах, на дату представления последнего товарного отчета.

Одновременно с фактической проверкой товаров в натуре, проверяется состояние и ведение складского хозяйства. А так же проверяется правильность организации хранения и размещения товаров, при этом имеется в виду разнообразие физико-химических свойств многих товаров, например:

• скоропортящиеся (продукты полеводства, садоводства, огородничества, животноводства, птицеводства и другие);
• легко воспринимающие влагу (соль, сахар и другие);
• легко воспринимающие посторонние запахи (чай, сахар, мука, крупа и другие);
• обладающие специфическими запахами (рыба, табак и другие);
• убывающие в весе (овощи, бахчевые, мясные и другие);
• легковоспламеняющиеся и другие

Инвентаризация товаров, как правило, должна производиться в порядке расположения ценностей в данном помещении. Нельзя допускать во время инвентаризации беспорядочного перехода от одного товара к другому.

При хранении товаров в разных изолированных помещениях у одного материально-ответственного лица инвентаризация проводится последовательно по местам их хранения. После проверки материальных ценностей вход в помещение пломбируется, и комиссия переходит для работы в следующее помещение.

На складах товарно-материальные ценности должны быть размещены материально-ответственными лицами в порядке, предусмотренном планом-картой, рассортированы и уложены по наименованиям, сортам, маркам, размерам. В местах хранения каждого вида ценностей должен быть вывешен товарный ярлык по типовой форме ТОРГ-11, содержащий все данные, подлежащие занесению в инвентаризационную опись, в частности:

• цена,
• сорт,
• марку,
• мерность,
• класс,
• другие признаки, определяющие цену.

Не допускается нахождение одних и тех же товарно-материальных ценностей у разных материально-ответственных лиц, за исключением отдельных организаций.

К таким организациям относятся, например, лесоторговые организации, где одни и те же товары могут одновременно находиться на складе и в магазине. В этих случаях инвентаризация товаров проводится одновременно на складе и в магазине, расположенных на одной территории.

Председатель рабочей инвентаризационной комиссии или по его поручению члены комиссии в присутствии заведующего складом и других материально-ответственных лиц проверяют фактическое наличие товаров путем обязательного их пересчета, перевешивания или перемеривания.

В процессе инвентаризации составляется инвентаризационная опись фактического наличия ценностей по форме ИНВ-3.
Определение веса (или объема) навалочных материалов допускается производить на основании обмеров и технических расчетов, о чем делается соответствующая пометка в инвентаризационной описи типовой формы ИНВ-3. При инвентаризации большого количества весовых товаров ведомости отвесов ведут раздельно: одну ведет один из членов инвентаризационной комиссии, а другую - материально-ответственное лицо. В конце рабочего дня (или по окончании перевески) данные этих ведомостей сличают, и выверенный итог заносят в опись. Акты обмеров, технические расчеты и ведомости отвесов прилагают к инвентаризационной описи.

Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей по форме ИНВ-3 применяется для отражения данных фактического наличия товарно-материальных ценностей в местах хранения и на всех этапах их движения в организации. Инвентаризационная опись составляется в двух экземплярах и подписывается ответственными лицами комиссии на основании пересчета, взвешивания, перемеривания товарно-материальных ценностей отдельно по каждому месту нахождения и материально-ответственному лицу или группе лиц, на ответственном хранении которых находятся ценности. Инвентаризационные описи могут быть заполнены, как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и ручным способом. Описи заполняются чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток. Товары заносятся в описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых реквизитов (артикула, сорта и другое). Наименования проверяемых товаров, их количество указывают в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.

Один экземпляр описи передается в бухгалтерию для составления сличительной ведомости, второй - остается у материально-ответственного лица.

Выявленные при инвентаризации расхождения (излишки или недостачи) оформляются составлением сличительных ведомостей по форме ИНВ-19 и соответствующими учетными записями. На товары, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, полученные для переработки), бухгалтер составляет отдельные сличительные ведомости в двух экземплярах, один из которых хранится в бухгалтерии, второй - передается материально ответственному лицу.

На складах и базах нецелесообразно перевешивать или пересчитывать те или иные товары, находящиеся в неповрежденной упаковке поставщиков, допускается внесение в описи данных об этих товарах по спецификации или маркировке, имеющейся на таре. При этом рабочая инвентаризационная комиссия обязательно проводит выборочную проверку части указанных ценностей в натуре, делая об этом соответствующую отметку (оговорку) в инвентаризационной описи, за исключением тех товаров, которые при распаковке могут подвергнуться порче, либо если распаковка приведет к понижению качества товаров. Выборочная проверка проводится по усмотрению комиссии.

Если выборочной проверкой будут установлены расхождения между фактическим наличием и данными, показанными в спецификациях или маркировке поставщиков, инвентаризационная комиссия обязана провести полную проверку фактического наличия ценностей.

Категорически запрещается вносить в инвентаризационные описи данные об остатках товаров со слов материально-ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия.

Если фактически наличествующие товарно-материальные ценности взвешены, обмерены или подсчитаны комиссией за один прием, то установленное таким путем количество имеющихся ценностей записывается комиссией в инвентаризационную опись.

Когда товарно-материальные ценности взвешиваются, обмериваются или подсчитываются в несколько приемов (отвесов, обмеров, подсчетов), то есть когда данные о фактическом наличии не представляется возможным записать сразу в инвентаризационную опись, рабочая инвентаризационная комиссия записывает эти данные в инвентаризационный ярлык (форма ИНВ-2). Ярлык заполняется в одном экземпляре ответственными лицами инвентаризационной комиссии и хранится вместе с пересчитанными товарно-материальными ценностями по месту их нахождения. Данные формы ИНВ-2 используются для заполнения инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей (форма ИНВ-3).

Товарно-материальные ценности, поступающие во время проведения инвентаризации, принимаются материально-ответственными лицами в установленном порядке в присутствии членов инвентаризационной комиссии и приходуются по товарному отчету после инвентаризации. Эти товарно-материальные ценности заносятся в отдельную инвентаризационную опись под наименованием "Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации". В описи указываются дата и номер приходного документа, когда и от кого поступили ценности, их наименование, количество, цена и сумма. Одновременно на приходном документе за подписью председателя комиссии делается отметка "После инвентаризации" со ссылкой на дату описи, в которую записаны эти ценности.

Инвентаризации подлежат также товары, которые еще не отгружены потребителям, но подготовлены к отправке согласно выписанным товарно-транспортным накладным и переданы для комплектования из секции хранения в секцию выдачи товаров.

Инвентаризация товаров, отгруженных, но не оплаченных в срок покупателями, находящихся на складах других организаций, заключается в проверке обоснованности числящихся сумм на соответствующих счетах бухгалтерского учета.

На счетах учета товарно-материальных ценностей, не находящихся в момент инвентаризации под отчетом у материально-ответственных лиц (товары в пути, товары отгруженные и другие), могут оставаться только суммы, подтвержденные надлежаще оформленными документами:

• по находящимся в пути товарам - расчетными документами поставщиков или другими их заменяющими документами;
• по отгруженным товарам - копиями предъявленных покупателем документов (платежных поручений, векселей и так далее), по просроченным оплатой документам - с обязательным подтверждением учреждением банка;
• по товарам, находящимся на складах сторонних организаций, - сохранными расписками, переоформленными на дату, близкую к дате проведения инвентаризации.

Предварительно должна быть произведена сверка этих счетов с другими корреспондирующими счетами. Например, по счету "Товары отгруженные" следует установить, не числятся ли на нем суммы, почему-либо отраженные на других счетах (счет 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" и так далее), или суммы за материалы и товары, фактически оплаченные и полученные, но числящиеся в пути. Инвентаризационные акты составляются отдельно на товарно-материальные ценности, находящиеся в пути, отгруженные, не оплаченные в срок покупателями и находящиеся на складах других организаций. В актах инвентаризации товарно-материальных ценностей, находящихся в пути (форма ИНВ-6), по каждой отдельной отправке приводятся следующие данные: наименование, количество и стоимость, дата отгрузки, перечень и номера документов, на основании которых эти ценности учтены на счетах бухгалтерского учета.

На товарно-материальные ценности отгруженные, срок оплаты которых не наступил, и на отгруженные, но не оплаченные в срок покупателями, составляются отдельные акты по форме ИНВ-4. В графе "Примечание" на товарно-материальные ценности отгруженные, но не оплаченные в срок покупателями, по каждой отдельной отгрузке приводится наименование покупателя. Акт составляется в двух экземплярах ответственными лицами инвентаризационной комиссии, подписывается ими - один экземпляр передается в бухгалтерию, второй - остается у материально-ответственного лица.

В случае перехода права собственности на отгруженные товарно-материальные ценности в особом порядке (при использовании балансового счета "Товары отгруженные"), данные для заполнения графы 13 акта по форме ИНВ-4 пересчитываются в договорные, контрактные цены.

При инвентаризации товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение, составляется инвентаризационная опись по форме ИНВ-5, записи в которую производятся ответственными лицами инвентаризационной комиссии на основании проверки и пересчета в натуре. Опись составляется в двух экземплярах.

Товарно-материальные ценности, хранящиеся на складах других организаций, заносятся в описи на основании документов, подтверждающих сдачу этих ценностей на ответственное хранение. В описях на эти ценности указываются их наименование, количество, сорт, стоимость (по данным учета), дата принятия груза на ответственное хранение, место хранения, номера и даты документов.

В описях на товарно-материальные ценности, переданные в переработку другой организации, указываются наименование перерабатывающей организации, наименование ценностей, количество, фактическая стоимость по данным учета, дата передачи ценностей в переработку, номера и даты документов.

Регулирование выявленных в результате инвентаризации расхождений фактического наличия товаров с данными бухгалтерского учета осуществляется в соответствии с нормами Положения по ведению бухгалтерского учета. При этом необходимо иметь в виду, что убыль товаров в пределах норм, утвержденных в установленном законодательством порядке, списывается по распоряжению руководителя организации на издержки обращения. Нормы убыли могут применяться лишь в случаях выявления фактических недостач.

Убыль товаров в пределах установленных норм определяется после зачета недостач товаров излишками по пересортице. Если после зачета по пересортице, проведенного в установленном порядке, все же осталась недостача товаров, нормы естественной убыли должны применяться только по тому наименованию товаров, по которому установлена недостача. При отсутствии норм убыль рассматривается как недостача сверх норм.

Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении товарно-материальных ценностей одного и того же наименования и в тождественных количествах. О допущенной пересортице материально-ответственные лица представляют подробные объяснения инвентаризационной комиссии. Если при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих ценностей выше стоимости ценностей, оказавшихся в излишке, эта разница в стоимости относится на виновных лиц.

Инвентаризация в розничной торговле проводится в сроки, установленные руководителем торговой организации, но не реже двух раз в год. Инвентаризация товаров, тары и денежных средств в розничной торговле должна проводиться внезапно. Запрещается доводить до сведения работников организации срок намеченной инвентаризации прежде, чем в организацию придет рабочая инвентаризационная комиссия.

Перед началом инвентаризации необходимо закрыть помещение торговой организации и прекратить операции с товарно-материальными ценностями и денежными средствами.

Одновременно с проведением инвентаризации в магазине она осуществляется и в прикрепленных к нему киосках, павильонах, палатках и прочем. Если магазин имеет склады и секции, филиалы с раздельной материальной ответственностью, то инвентаризацию в них можно проводить отдельно, без закрытия всего магазина.

Перед началом инвентаризации рабочая инвентаризационная комиссия обязана:

1. опломбировать (опечатать) подсобные помещения, подвалы и другие места хранения ценностей, имеющие отдельные и дополнительные входы и выходы;
2. проверить оснащенность магазина охранными системами, системами видеонаблюдения, убедиться в исправности их работы (при продаже товаров методом самообслуживания и с открытой выкладкой);
3. убедиться в исправности работы антенных контуров (устройств на выходе из секций самообслуживания, сигнализирующих о том, что покупатель выносит неоплаченный товар); а также в наличии самоклеящихся этикеток и бирок с резонаторами на товарах (при продаже товаров методом самообслуживания и с открытой выкладкой);
4. снять остатки наличия денежных средств в кассе, установить выручку текущего дня;
5. получить последние кассовые и товарные отчеты с выведенными в них на момент инвентаризации остатками ценностей;
6. проверить правильность всех весоизмерительных приборов;
7. получить у материально-ответственных лиц расписку о том, что к началу инвентаризации все приходные и расходные документы включены в отчет и сданы в бухгалтерию.

Комиссия начинает инвентаризацию с подсобных помещений магазина. В это время в торговом зале члены бригады материально-ответственных лиц подбирают и группируют товары по наименованиям, сортам, артикулам, размерам и ценам в порядке, удобном для пересчета, перемеривания. Подготовка товаров к пересчету и перевешиванию производится в присутствии членов инвентаризационной комиссии. Все товары должны быть сгруппированы, рассортированы и уложены в определенном порядке, удобном для подсчета их количества. Товары, хранящиеся в штабелях, следует располагать так, чтобы к ним был доступ для проверки содержимого в каждом затаренном месте. Нераспакованные товары, находящиеся в таре, распаковывают и проверяют как по количеству, так и по качеству. Запрещается ограничиваться подсчетом количества мест (коробок, мешков, бочек, ящиков и так далее.) без тщательной проверки их содержимого. Затаренный товар не подлежит распаковке и проверяется на выборку в случаях, когда распаковка товаров, находящихся в неповрежденной таре поставщика, может вызвать понижение его качества. В этом случае количество и качество нераспакованных товаров определяют по трафарету (по массе брутто) на таре с выборочной проверкой ряда товарных мест.

При инвентаризации штучных товаров может применяться следующий порядок подсчета наличных товаров, позволяющий ускорить эту работу. Работники торговой организации подбирают одноименные товары в порядке, удобном для их проверки, подсчитывают их количество и заполняют на каждый отдельный товар товарный ярлык, в котором указывают наименование товара, артикул (номер по прейскуранту), сорт, количество, розничную цену и другие признаки товара, определяющие его продажную стоимость.

Товары, имеющие отходы при их подготовке к продаже (колбасные изделия, мясокопчености, битая птица и другое), записываются в инвентаризационную опись с пометкой "Очищенные" или "Неочищенные". Массу неочищенных товаров указывают в графе "Масса брутто", а очищенных (за минусом отходов по установленным нормам) - в графе "Масса нетто".

Отдельными описями оформляют выявленные при инвентаризации неходовые и залежалые товары, а также тару. Бой, брак, порчу актируют в обычном порядке. Предварительный результат инвентаризации определяют на месте сразу же после ее окончания, сопоставив остатки товаров и тары по товарному отчету с инвентаризационной описью. При выявлении больших расхождений комиссия обязана взять письменное объяснение с материально-ответственных лиц, опломбировать магазин и сообщить об этом руководителю торговой организации.

Окончательные результаты инвентаризации определяются в бухгалтерии и оформляются сличительной ведомостью результатов инвентаризации товаров, тары и денежных средств в торговле.

После оформления всех необходимых документов бухгалтер должен отразить результаты инвентаризации в учете. Это делается в том месяце, в котором инвентаризация была закончена.

По результатам инвентаризации составляются бухгалтерские проводки, например, оприходование излишков товаров относится в доход предприятия:

Дебет 41 "Товары"
Кредит 91-1 "Прочие доходы".
Недостача товаров отражается записью:
Дебет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей"
Кредит 41 "Товары".

УЧЕТ ПЕРЕСОРТИЦЫ ТОВАРОВ.

Довольно часто в организациях, имеющих широкий ассортимент товаров, встречается ситуация, когда в результате инвентаризации выявляется так называемая пересортица товаров.

Пересортица - это появление излишков одного сорта и недостачи другого сорта товаров одного и того же наименования. Причинами возникновения пересортицы могут быть:

• отсутствие порядка приемки и хранения товаров на складе, а также порядка документооборота;
• недостаточный внутренний контроль движения товаров;
• халатное отношение материально ответственных лиц к своим обязанностям и тому подобное.

Согласно пункту 5.3. Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 13 июня 1995 года №49 "Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств", может быть допущен взаимный зачет излишков и недостач, образовавшихся в результате пересортицы.

Однако такой зачет может быть возможен только при соблюдении следующих условий:

• выявленные излишки и недостача, образовались за один и тот же проверяемый период;
• излишки и недостача выявлены у одного и того же материально ответственного лица;
• в отношении товаров одного и того же наименования и равного количества.

Обратите внимание , проводить взаимный зачет недостач и излишков по товарам разных наименований, даже однородных не допустимо.
При выявлении пересортицы, материально ответственные лица должны представить подробные объяснения инвентаризационной комиссии по этому факту.

Решение о взаимном зачете излишков и недостач в результате пересортицы принимает руководитель предприятия.
В бухгалтерском учете пересортица отражается следующими проводками:

Если при зачете пересортицы сумма недостачи превышает стоимость излишков, то эта разница в стоимости относится на виновное лицо.

Если виновник пересортицы не установлен, то в этом случае суммовые разницы рассматриваются как недостачи сверх норм и списываются в организациях торговли на издержки обращения.

Дебет 44 "Расходы на продажу"
Кредит 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей"

В налоговом учете на основании подпункта 5 пункта 2 статьи 265 Налогового кодекса Российской Федерации (далее НК РФ):
Для целей налогообложения расходы в виде недостачи материальных ценностей в производстве и на складах, на предприятиях торговли в случае отсутствия виновных лиц, а также убытки от хищений, виновники которых не установлены, принимаются в соответствии с подпунктом 5 пункта 2 статьи 256 НК РФ, в составе внереализационных средств, не связанных непосредственно с производством и реализацией.

В данных случаях факт отсутствия виновных лиц должен быть документально подтвержден уполномоченным органом государственной власти.

При этом в учете, суммы превышения недостачи над излишками списываются на финансовые результаты, и делается следующая проводка:
Дебет 91 субсчет "Прочие расходы"
Кредит 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей".

Пример 1. Торговое предприятия ООО "Урожай" провело инвентаризацию остатков товаров по состоянию на 1 марта.
В ходе инвентаризации было установлено:
излишки пшеничной муки первого сорта - 50 кг по покупной цене 8 рублей;
недостача пшеничной муки высшего сорта - 50 кг по покупной цене 12 рублей;
Вся мука оплачена поставщику, поэтому НДС по ней ранее был отнесен на возмещение бюджету.
Виновных в пересортице нет, об этом имеется решение суда.
Недостача 50 кг муки высшего сорта была зачтена излишками 50 кг муки первого сорта.
Стоимость излишков муки первого сорта составила: 50 кг х 8 рублей = 400 рублей.
Сумма недостачи муки высшего сорта равна: 50 кг х 12 рублей = 600 рублей.

Значит, при зачете пересортицы образовалось превышение суммы недостачи над суммой излишков - 200 рублей (600 рублей - 400 рублей).
В учете ООО "Урожай" должны быть сделаны следующие проводки:

Окончание примера.

После проведения зачета по пересортице вновь определяются недостача и излишки товаров.

Пример 2. Несколько изменим условия примера 1.
В результате инвентаризации на складе ООО "Урожай" была выявлена недостача 50 кг муки высшего сорта по цене 12 рублей за кг на общую сумму 600 рублей и излишек муки первого сорта 100 кг по цене 8 рублей за кг.

Руководитель ООО "Урожай" принимает решение о зачете недостачи излишками. Окончательный излишек муки первого сорта принимается к учету по рыночной цене 8,30 рублей за кг.

В результате зачета недостачи 50 кг муки высшего сорта по цене 12 рублей излишками муки первого сорта по цене 8 рублей, получено превышение стоимости недостачи над излишками в сумме 200 рублей (50 кг х (12 рублей - 8 рублей)), которое отнесено на виновное лицо.

Окончательный излишек муки первого сорта в количестве 50 кг принимается к учету на общую сумму 415 рублей.

Корреспонденция счетов		Сумма, рублей	Содержание операции
Дебет	Кредит
94	41	200	Отражено превышение недостачи над излишками
94	68	20	Восстановлен НДС, относящийся к сумме превышения недостачи над излишками;
41	91-1	415	Приняты к учету излишки муки первого сорта после зачета
73-2	94	220	Недостача отнесена на виновное лицо
70	73-2	220	Удержано из заработной платы работника

Окончание примера.

Обратите внимание!

Мы уже отметили, что нормы естественной убыли, которые налогоплательщик сможет применить в целях налогообложения, должны быть утверждены Правительством Российской Федерации.

Однако на сегодняшний день, такие нормы утверждены только в отношении зерна, продуктов его переработки и семян масличных культур при хранении (Приказ Министерства сельского хозяйства Российской Федерации от 23 января 2004 года №55 "Об утверждении норм естественной убыли") и нормы естественной убыли при хранении минеральных удобрений (Приказ Министерства промышленности, науки и технологий Российской Федерации от 31 января 2004 года №22 "Об утверждении норм естественной убыли при хранении химической продукции").

На все остальные виды товаров такие нормы отсутствуют, следовательно, любая недостача в целях налогового учета будет считаться сверхнормативной. А раз так, то по суммам возникающих недостач в организациях торговли будет обязательно возникать разрыв между данными бухгалтерского и налогового учетов.

Каждое предприятие обязан вести учет ТМЦ и проводить периодические проверки имущества, именуемые инвентаризацией. Основная цель инвентаризации товарно-материальных ценностей заключается в проверке наличия разницы между имеющимися данными о количестве товара в учетной системе и реальным количеством товара в магазине, на складе или ином месте хранения.

При проведении инвентаризации товаров предприятие должно быть готовым, что придется затратить дополнительные ресурсы и понести некоторые убытки, например:

• Отвлечение сотрудников от их непосредственных обязанностей;
• Надбавки сотрудникам за внеурочную работу;
• Упущенная выгода в случае если работа магазина или склада была приостановлена.

В ситуациях, когда вся организация состоит всего из одного человека, он должен брать на себя сразу несколько трудовых обязанностей, таких как директор, бухгалтер, материально ответственный сотрудник. Именно поэтому каждый предприниматель должен знать, как происходит ревизия и как ее грамотно оформлять.

Пошаговый порядок проведения инвентаризации ТМЦ на складе

В процессе проведения инвентаризации на складе или в магазине требуется:

1. Составить приказ о проведении проверки ТМЦ.
2. Назначить комиссию.
3. Пересчитать весь имеющийся товар и оценить его.
4. Заполнить опись инвентаризации.
5. Если были обнаружены какие-либо проблемы, то оформить требуемые акты.
6. Передать все документы в бухгалтерский отдел.
7. Выполнить проводки по учету выявленных излишком и недостачи.

В бухгалтерии на основании переданных документов будет составлена сличительная ведомость с итогами ревизии по каждому из товаров. В конце года будет составлена ведомость учета итогов, в которой будут отражены окончательные результаты. Затем издается приказ об утверждении итогов ревизии, изменения записываются в учет, и может быть принято решение о взыскание ущерба с материально ответственного работника.

Пошагово процесс инвентаризации ТМЦ выглядит следующим образом:

• Шаг 1 . Подготовка к ревизии и сбор комиссии. На этом этапе директор издает соответствующий приказа и создает специальную комиссию, в которую обязательно включен материально ответственный работник и бухгалтер (либо если их нет, то один сотрудник, отвечающий за всех). Все происходит на основании приказа о проведении инвентаризации. ИНВ-22.
• Шаг 2 . Проведение инвентаризации товарных и материальных ценностей и фиксирование ее итогов. Требуется распечатать инвентаризационную опись. Члены комиссии тщательно пересчитывают весь имеющийся на складе или в магазине товар и вносят все итоги в раздел «Фактическое наличие». Затем все подписывается каждым из членов комиссии. Инвентаризационная опись ТМЦ имеет форму ИНВ-3.
• Шаг 3. Сверяются итоги ревизии с тем количеством товара, которое должно быть, согласно бухгалтерскому учету. Составляется сличительная ведомость. Заполняются прочие документы и акты, объясняющие все расхождение между реальным количеством товарно-материальных ценностей и тем, что должно быть. Если в организации есть бухгалтер, тогда именно он проводит сверку на основании ИНВ-3. Сличительная ведомость имеет форму ИНВ-19.
• Шаг 4. По товарам в пути составляется акт инвентаризации ИНВ-6, по ТМЦ, принятым на ответственное хранение заполняется инвентаризационная опись ИНВ-5.
• Шаг 5. Подведение итогов ревизии и их отражение в бухгалтерском учете. На этом этапе принимается решение о взыскании ущерба с виноватых, если таковые установлены. Директор издает распоряжение об утверждении итогов ревизии. Именно оно и служит основанием для внесения записей в бухгалтерские регистры. В то же время составляется ведомость учета итогов ИНВ-26. Данная ведомость обычно формируется в конце года по итогам всех проверок, проводимых в течение года.

Оформление документов при проведении инвентаризации товаров

При проведении ревизии происходит подробный учет. Товар подсчитывается, взвешивается, измеряются все данные. Об итогах проведенной инвентаризации следует оформлять специальную инвентаризационную опись. Стандартный формат такой описи ИНВ-3 был утвержден по решению Госкомстата.

Согласно итогом такой проверки в инвентаризационной описи ТМЦ следует учитывать:

• Товарно производственные запасы;
• Продукцию;
• Другие запасы.

Все данные подлежать уточнению на основании следующих конкретных сведений;

• Название;
• Группа и разновидность;
• Количество;
• Сорт или марка;
• Прочее.

В целом ИНВ-3 состоит из 4-х страниц. На первой размещена вся информация о компании, данные приказа о назначении ревизии, подписи сотрудников несущих материальную ответственность.

На второй и третьей размещается специальная таблица с данными относительно проведенной ревизии. На четвертой итоги и соответствующие подписи.

Начиная с 2013-го года, компании не обязаны использовать специальные формы. Они имеют полное право на то чтобы самостоятельно разработать и утвердить свой вариант данного документа. В нем они могут утвердить все операции реквизиты и прочее.

Если предприятие применяет для инвентаризации ТМЦ типовую форму ИНВ-3, то в заполненном виде выглядит она так:

Скачать образец инвентаризационной описи ИНВ-3 — .

Учет результатов инвентаризации ТМЦ

Если по итогам ревизии была выявлена недостача, следует пересчитывать все повторно. Затем при бухгалтере или центральной комиссии изымаются все ярлыки недостачи ТМЦ для вынесения решения.

Аналогичный порядок действий происходит и при обнаружении лишнего. Проводится перерасчет при бухгалтере и комиссии. Изымаются все ярлыки.

Если обнаружена пересортица, то все происходит по тому же сценарию.

После этого каждый из членов комиссии должен расписаться в акте о проведении инвентаризации, и центральная комиссия переходит к другому объекту.

После того как она ушла, снимаются ярлыки, пересчитываются и снимаются данные о наличии товара по факту.

Затем материально ответственные сотрудники должны заполнить сличительную инвентаризационную ведомость данными о документальной и фактической численности ТМЦ. Ее подписывают члены комиссии и бухгалтер.

Образец сличительной ведомости ТМЦ ИНВ-19:

Если удалось установить виновных, то обнаруженная недостача отражается стандартными бухгалтерскими проводками для инвентаризации.

Если найти их не получилось или они отказались возместить все, то недостача учитывается среди прочих расходов.

Бухгалтерские проводки по учету излишком и недостачи ТМЦ

Таблица с проводками по бухучету по учету результатов инвентаризации товаров, материалов:

Операция	Дебет	Кредит
Выявленные излишки по материалам (товарам) включены в прочие доходы
Отражено списание установленной недостачи по материалам (товарам)
Недостача списана на производственные затраты
Недостача списана в расходы на продажу
Недостача списана на виновное лицо
Недостача взыскана с зарплаты виновного сотрудника
Недостача внесена виновным в кассу организации
Невзысканная недостача включены в прочие расходы

Основным способом бухгалтерского наблюдения за состоянием и движением хозяйственных средств является документация, что, однако, не исключает возможности расхождения учетных записей с фактическими остатками средств организации.

Цели инвентаризации

1. по объему - полная и частичная;
2. по методу проведения - выборочная и сплошная;
3. по назначению - плановая, внеплановая, повторная, контрольная.

Полная инвентаризация проводится перед составлением годового отчета, при аудиторской проверке или ревизии и охватывает все материальные ценности, денежные средства и расчетные отношения с другими организациями и лицами. При полной инвентаризации охватываются также все вид средств, в том числе ценности, не принадлежащие организации (арендованные основные средства ; товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение; материалы, принятые в переработку, и т д.).

Каждая отдельная инвентаризация, охватывающая часть средств организации, называется частичной инвентаризацией. К ней относятся, например, инвентаризация денежных средств (ревизия кассы), инвентаризация материальных ценностей, связанная со сменой материально ответственных лиц, и т. д.

При выборочной инвентаризации у конкретного материально ответственного лица проверяют только некоторые ценности на выбор. Выборочная инвентаризация проводится в организациях с большой номенклатурой ценностей.

Сплошная инвентаризация проводится одновременно во всех структурных подразделениях и предприятиях , которые принадлежат данной организации.

Плановая инвентаризация проводится по графику в указанные сроки , утвержденные руководителем, причем сроки проведения ее не подлежат оглашению.

Внеплановая инвентаризация проводится не по плану, а в силу сложившихся обстоятельств (при передаче дел материально ответственным лицом, после стихийных бедствий, хищений).

Повторная инвентаризация проводится, если возникли сомнения в достоверности, объективности, качестве проведенной инвентаризации.

Контрольная инвентаризация. По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности проведения инвентаризации с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц обязательно до открытия склада, кладовой, секции и т. д., где проводилась инвентаризация.

Порядок проведения инвентаризации

На счетах учета товарно-материальных ценностей, не находящихся в момент инвентаризации в подотчете материально ответственных лиц (в пути, товары отгруженные и др.), могут оставаться только суммы, подтвержденные надлежаще оформленными документами: по находящимся в пути - расчетными документами поставщиков по отгруженным или другими их заменяющими документами, по отгруженным - копиям предъявленных документов (платежных поручений , векселей и т. д.), по просроченным оплатой документам - с обязательным подтверждением учреждением банка; по находящимся на складах сторонних организаций - сохранными расписками, переоформленными на дату, близкую к дате проведения инвентаризации.

Предварительно должна быть произведена сверка этих счетов с другими корреспондирующими счетами. Описи составляются отдельно на товарно-материальные ценности, находящиеся в пути, отгруженные, не оплаченные й срок покупателями и находящиеся на складах других организаций.

В описях на товарно-материальные ценности, находящиеся в пути, по каждой отдельной отправке приводятся следующие данные: наименование, количество и стоимость, дата отгрузки, а также перечень и номера документов, на основании которых эти ценности учтены на счетах бухгалтерского учета.

В описях на товарно-материльные ценности, отгруженные и не оплаченные в срок покупателями, по каждой отдельной отгрузке указываются покупатель, наименование товарно-материальных ценностей, сумма, дата отгрузки, дата выписки и номер расчетного документа.

Товарно-материальные ценности, хранящиеся на складах других организаций, заносятся в описи на основании документов, подтверждающих сдачу этих ценностей на ответственное хранение. В описях на эти ценности указываются их наименование, количество, сорт, стоимость (по данным учета), дата принятия груза на хранение, место хранения, номера и даты документов.

В описях товарно-материальных ценностей, переданных в переработку другой организации, указываются наименование перерабатывающей организации, наименование ценностей, количество, фактическая стоимость по данным учета, дата передачи ценностей в переработку, номера и даты документов.

Инвентаризация денежных средств, денежных документов и бланков документов строгой отчетности

в) правильность и обоснованность сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженности, включая те суммы из них, по которым истекли сроки исковой давности .

Составление сличительных ведомостей по инвентаризации

Сличительные ведомости составляются по имуществу, при инвентаризации которого выявлены отклонения от учетных данных. В них отражаются результаты инвентаризации, т. е. расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей. Суммы излишков и недостач товарно-материальных ценностей в сличительных ведомостях указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете .

Для оформления результатов инвентаризации могут применяться единые регистры, в которых объединены показатели инвентаризационных описей и сличительных ведомостей.

На ценности, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), составляются отдельные сличительные ведомости.

Сличительные ведомости могут быть составлены как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и вручную.

Выявление результатов инвентаризации и отражение их в учете

К-т 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба».

По мере погашения задолженности виновным лицом, учтенной на счете 73/2, соответствующая сумма разницы списывается со счета 98/4 на счет 91, субсчет «Прочие доходы».

б) Д-т 98/4 «Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей»

К-т 91 «Прочие доходы и расходы, субсчет 1 «Прочие доходы»;

г) восстановление суммы налога на добавленную стоимость (НДС) со стоимости недостающих активов:

Д-т 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» К-т 68 «Расчеты цо налогам и сборам»;

д) отнесение восстановленной суммы налога на добавленную стоимость на виновное лицо:

Д-т 73 «Расчеты с персоналом во прочим операциям», субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» К-т 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

6. Списание недостачи на финансовые результаты.

Когда конкретные виновники не установлены, недостачи списывают на прочие расходы:

К-т 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

7. Списание недостачи на финансовые результаты, виновники которых по решению суда не установлены:

а) на сумму недостачи:

Д-т 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»
К-т 01 «Основные средства» - по остаточной стоимости,
К-т 10 «Материалы» - по фактической себестоимости,
К-т 41 «Товары» - по фактической себестоимости,
К-т 43 «Готовая продукция» - по фактической себестоимости.

б) на сумму НДС по недостающим ценностям Д-т 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» К-т 68 «Расчеты по налогам и сборам»;

в) списание недостачи

Д-т 91 «Прочие доходы и расходы, субсчет 2 «Прочие расходы»

К-т 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей.

Данные результатов проведенных в отчетном году инвентаризаций обобщаются в ведомости результатов, выявленных инвентаризацией.

С проведением инвентаризации товаров хотя бы раз сталкивался любой человек в роли покупателя. Например, когда в рабочее время закрыт отдел или весь магазин с табличкой «Учет». Ее цель - найти расхождения по фактическому наличию товара с данными, которые находятся в учетной системе организации. Чтобы не останавливать продажи, многие магазины устраивают проведение инвентаризации и оформление ее результатов в выходной день или даже ночью.

В этой статье разберем весь процесс по шагам. А в нашем сервисе можно скачать все документы, которые для этого понадобятся: бланки и образцы приказа об инвентаризации, товарной описи, сличительной ведомости, акта о списании и все остальные. А еще в МоемСкладе можно оформить инвентаризацию онлайн. У нас есть видеоинструкция, как это сделать. и попробуйте прямо сейчас: это бесплатно.

Итак, с чего начать? Вы должны быть готовы к тому, что придется тратить дополнительные ресурсы - время и деньги. Сюда входит: отвлечение работников магазина от их основных обязанностей и дополнительные выплаты персоналу за сверхурочную работу, упущенная выгода от остановки торговли на срок проведения инвентаризации. Если компания состоит из одного человека и этот человек - вы, в ходе ревизии вам придется выполнять несколько функций одновременно: директора, материально-ответственного лица и бухгалтера. Поэтому каждому предпринимателю важно знать, как правильно провести инвентаризацию и оформить ее результаты.

Сроки проведения инвентаризации

Сроки проведения инвентаризации в Российской Федерации определяются соответствующим Положением о бухгалтерском учете и отчетности. Итак, проводить ревизию обязательно:

• при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже;
• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
• при смене материально-ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
• при установлении фактов хищений и порчи ценностей;
• в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
• при ликвидации (реорганизации) организации.

Как правило, в магазине и на складе инвентаризацию проводят каждый месяц - для контроля работы персонала и состояния учета товара в целом. Проводить эту процедуру нужно не только потому, что она обязательна. Используя такой механизм контроля работы вашей компании, вы сможете оценить качество работы сотрудников, вовремя выявлять бракованный товар, убирать из ассортимента то, что по каким-то причинам не продается.

Порядок проведения инвентаризации

В рамках проведения инвентаризации в магазине и на складе, по сути, вам нужно пересчитать и оценить товар в наличии, заполнить инвентаризационную опись, в случае каких-то проблем - качество или отсутствие на складе - оформить соответствующие акты, а далее - передать составленные опись и акты в бухгалтерию. Там на их основании будет составлена сличительная ведомость, которая отражает результаты инвентаризации по каждому товару. На последнем шаге оформляется ведомость учета результатов, содержащая обобщенные итоги, издается приказ (распоряжение) об утверждении результатов инвентаризации, вносятся изменения в учет, принимается решение о взыскании ущерба с материально-ответственных лиц.

Процесс довольно сложный, особенно для новичков, поэтому мы разработали таблицу, которая наглядно подскажет вам, как проводить инвентаризацию .

Этап	Действия	Документ (форма)
Подготовка к инвентаризации и сбор комиссии	Директор издает приказ и создает комиссию, в нее включает материально-ответственное лицо и бухгалтера, если они есть. Если нет, то только самого себя, но в разных функциональных ролях.	Инвентаризация товаров с помощью специальных программ и сервисов Выше мы уже говорили, что система автоматизации учета значительно упрощает проведение инвентаризации. Вы всегда знаете, сколько товара должно быть в магазине или на складе. При введении фактических данных вы сможете быстро увидеть сходимость показателей, недостачи и излишки, как в штуках, так и в деньгах. С помощью облачного сервиса для управления торговлей МойСклад инвентаризация товаров станет простой и быстровыполнимой задачей. Вручную или при помощи сканера штрих-кодов вы сможете заполнить форму ИНВ-3 по фактическому наличию и распечатать эту опись для передачи в бухгалтерию. Помимо этого в нашем сервисе вы можете совершенно бесплатно вести складской учет, фиксировать приход и расход товара, а также печатать необходимые для ведения торговли документы. Если вы решили автоматизировать учет в вашей торговой организации, МойСклад будет идеальным решением и неважно, какой у вас бизнес: опт, розница или интернет-магазин.

Достоверность информации о наличии товарно-материальных ценностей (далее также — ТМЦ) в организации нуждается в контроле. Такой контроль осуществляется при помощи проведения инвентаризации товарно-материальных ценностей. Ее периодичность устанавливает руководитель. Контрольные действия (осмотр, взвешивание и т.п.) осуществляет специальная комиссия. В ходе инвентаризации устанавливается факт наличия товарно-материальных ценностей и оформляются документы с указанием информации о таких ценностях.

Порядок проведения инвентаризации товарно-материальных ценностей

До начала инвентаризации следует определить:

• список должностных лиц, которые будут проверять наличие ТМЦ (т. е. членов и председателя инвентаризационной комиссии);
• срок, в который должна быть проведена инвентаризация;
• конкретные причины ее проведения.

Вся эта информация должна быть отражена в приказе об инвентаризации товарно-материальных ценностей.

​ образец приказа об инвентаризации товарно-материальных ценностей по форме ИНВ-22

Важно учитывать, что в состав членов комиссии обязательно включаются административные должностные лица и представители бухгалтерского подразделения организации.

Ведомственные рекомендации о том, что, где и как именно нужно инвентаризировать, содержится в Методических указаниях от 13 июня 1995 года N 49.

Объектом для контрольных действий инвентаризационной комиссии являются:

• производственные запасы;
• готовая продукция;
• товары;
• прочие запасы.

Основные правила проведения инвентаризации товарно-материальных ценностей

Перед тем, как проверка будет начата, комиссия должна иметь на руках последнюю приходную и расходную документацию или отчеты о движении ТМЦ.

Материально ответственные лица своей подписью подтверждают в соответствующих документах то, что вся необходимая документация ими передана в бухгалтерию или комиссии и все входящие в их сферу ответственности ТМЦ оприходованы, а вышедшие из указанной сферы списаны.

Инвентаризационная комиссия в ходе инвентаризации ТМЦ должна соблюдать порядок ее проведения и учета результатов. В частности, она должна обеспечить полноту и точность указания в инвентаризационных ведомостях информации о ТМЦ.

Должностные лица, несущие материальную ответственность за инвентаризируемые ТМЦ, должны в обязательном порядке присутствовать в помещении, в котором проводится проверка.

Если в организации очень много ТМЦ, то по решению руководства в межинвентаризационный период может быть проведена выборочная инвентаризация товарно-материальных ценностей.

Исправления в инвентаризационные описи могут вноситься лишь с согласия всех членов комиссии и должны быть подтверждены их подписями.

Если после завершения рабочего дня комиссии инвентаризация не закончена, то помещения, в которых она проводится, должны быть закрыты и опечатаны.

Документальное оформление результатов инвентаризации ТМЦ

В ходе инвентаризации комиссия осуществляет подсчет, определение веса, измерение товарно-материальных ценностей.

Информация о результатах, установленных при проведении инвентаризации товарно-материальных ценностей, оформляется в инвентаризационной описи. Унифицированная форма такой описи (ИНВ-3) утверждена Госкомстатом.

По результатам проверки отражению в инвентаризационной описи подлежат:

• производственные запасы;
• готовая продукция;
• товары;
• прочие запасы.

Указанная информация конкретизируется путем отражения следующих сведений:

• наименования ценностей;
• вида, группы товарно-материальных ценностей;
• количества таких ценностей;
• сорта и т.п.

Рассматриваемый документ состоит из четырех страниц.

Первая страница содержит информацию об организации, реквизитах приказа о проведении инвентаризации, а также подписи должностных лиц, несущих соответствующую материальную ответственность.

Вторая и третья страницы содержат таблицу с информацией о выявленных проверкой ценностях.

Четвертая страница содержит итоговую информацию и подтверждающие ее подписи.

Начиная с 2013 года организациям унифицированные формы применять необязательно. Для того, чтобы учитывать результаты инвентаризации, организация вправе разработать и утвердить собственные формы документации с указанием всех необходимых для этой операции реквизитов (это касается как форм инвентаризационных описей, так и приказа на инвентаризацию материальных ценностей). Образцы таких форм не нужно согласовывать с государственными ведомствами.