Акт пересортицы. Пересортица при инвентаризации. Полное наименование на русском языке

Убытки сверх норм естественной убыли и излишки, возникающие из - за пересортицы, приводят к серьезным налоговым последствиям. А все потому, что зачесть их при расчете налогов (по аналогии с правилами бухгалтерского учета) инспекторы не разрешают. Напомним правила бухучета и расскажем о рисках по налогу на прибыль и НДС.

Что делать с пересортицей в бухгалтерском учете

Пересортица (отражение в учете одного наименования материально - производственных запасов вместо другого) может возникнуть по нескольким причинам. Например, из - за того, что сотрудник, отвечающий за отпуск МПЗ со склада, отгрузил одни товары, а в документах отразил другие. В супермаркетах пересортица обычно возникает по другой причине. На продуктовые упаковки сотрудники магазинов часто по ошибке наклеивают штрихкоды от других товаров. В итоге кассиры пробивают в чеке не тот товар, который на самом деле отпускается.

Как правило, путаница возникает между товарами, у которых похожие наименования (аббревиатуры). Бухгалтерское законодательство позволяет провести взаимозачет по материально - производственным запасам, в том числе товарам, между которыми возникла пересортица. Но для этого должны выполняться следующие условия (п. 5.3 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49):

- у товаров, между которыми проводится зачет, одинаковое наименование и количество;
- недостача одних товаров и излишек других возникли в периоде, за который проводилась инвентаризация;
- недостача и излишек товаров возникли в тот момент, когда ответственным лицом (например, кладовщиком) был один и тот же сотрудник.

Если какое-либо из этих условий не выполняется, то провести взаимозачет нельзя. Тогда следует отдельно оприходовать излишек товаров, выявленный в ходе инвентаризации, и списать с баланса недостающие товары. А когда все условия выполнены, для взаимозачета проведите инвентаризацию. Ее результаты отражают во внутренних документах компании - инвентаризационной описи по форме № ИНВ - 3, сличительной ведомости по форме № ИНВ - 19, ведомости по форме № ИНВ - 26. Решение о зачете пересортицы принимает руководитель.

Пример 1

Во время инвентаризации обнаружен излишек шоколадных конфет вида А (количество 1 кг, стоимость 236 руб., в том числе НДС - 36 руб.) и недостача шоколадных конфет вида Б (количество 1,5 кг, цена за 1 кг - 295 руб., включая НДС - 45 руб.). В такой ситуации провести взаимозачет между товарами двух видов можно только в количестве 1 кг.

Руководитель компании принял решение о взаимозачете по товарам, между которыми возникла пересортица. После зачета в бухгалтерском учете компании останется еще и недостача конфет вида Б в размере 0,5 кг.

Если у недостающего товара цена выше, чем у того, который обнаружен на складе, возникает вопрос: что делать со стоимостной разницей? Тот же пункт 5.3 Методических указаний… требует относить ее на виновных лиц. И только если виновных установить невозможно (причины инвентаризационная комиссия должна подробно объяснить в инвентаризационных документах), стоимостная разница увеличит текущие расходы компании.

Другая ситуация - стоимость недостающего товара ниже, чем у излишков. Тогда стоимостная разница относится на финансовые результаты компании.

Пример схемы проводок при выявлении пересортицы можно посмотреть на странице 52.

Как учесть пересортицу при расчете налога на прибыль

Применить бухгалтерские правила, учитывая пересортицу при расчете налога на прибыль, не получится. Таково мнение налоговых органов.

Аргументы чиновников

Инспекторы на местах считают, что раз в главе 25 Налогового кодекса РФ ничего не говорится о возможности провести взаимозачет по товарам при пересортице, то действовать надо следующим образом. Одни товары следует считать излишками, выявленными в результате инвентаризации, а другие - недостачей. Мнение проверяющих основано на разъяснениях вышестоящих региональных налоговых ведомств (см., например, письмо УМНС России по г. Москве от 30 сентября 2003 г. № 26 - 12/53927).

Излишки, согласно пункту 20 статьи 250 Налогового кодекса РФ, компания обязана включить по рыночной стоимости в состав внереализационных доходов. То есть организации, которая последовала логике чиновников, придется перечислить в бюджет в виде налога на прибыль 20 процентов со стоимости выявленных товаров (при условии, конечно, что в регионе не установлена более низкая ставка).

А вот стоимость недостающих товаров списать в расходы при расчете налога на прибыль будет проблематично. Рассмотрим два случая:

- виновное лицо не установлено;
- виновное лицо установлено.

Первый случай. Недостачи ТМЦ, выявленные в ходе инвентаризации и по которым не установлены виновники (кроме потерь, которые укладываются в нормы естественной убыли), чиновники позволяют включить в расходы, только если выполняется условие подпункта 5 пункта 2 статьи 265 Налогового кодекса РФ. А именно у компании должен быть документ уполномоченного органа власти о том, что виновники недостачи не установлены. Из - за этого условия, как правило, и возникают проблемы при проверке..

Из статьи 151 Уголовно - процессуального кодекса РФ следует, что недостачами в результате хищения (по аналогии с такой ситуацией налоговики предлагают действовать при пересор-тице) занимаются следователи органов внутренних дел. Если чиновники в ходе следствия не могут установить виновных лиц, то отражают это в постановлении. Его копию выдают организации. Именно такой документ и требуют налоговики от компаний, списавших стоимость недостающих товаров при расчете налога на прибыль. Однако компании, которая обнаружила недостачу в результате пересортицы и обратилась к следователям, милиция выдаст другое постановление - об отказе в возбуждении уголовного дела. Ведь пересортица не соответствует определению кражи, которое дано в статье 158 Уголовного кодекса РФ.

Поэтому компаниям, обнаружившим подобное расхождение, безопаснее всего стоимость товаров, по которым выявлена недостача, при расчете налога на прибыль не учитывать. И лишь тем, кто готов отстаивать свои интересы в суде, имеет смысл ознакомиться со сложившейся арбитражной практикой, о которой мы рассказали на странице 51.

Теперь второй случай. Если компания установила виновное лицо, то списать стоимость недостающих товаров (правда, только в пределах возмещенных виновником сумм) можно в состав внереализационных расходов (подп. 20 п. 1 ст. 265 Налогового кодекса РФ). А сумму, уплаченную виновником в качестве возмещения убытка (разницу между стоимостями товаров, по которым обнаружены излишек и недостача), придется включить в налогооблагаемый доход на основании пункта 3 статьи 250 Налогового кодекса РФ. Тот факт, что данные правила применимы в ситуации, когда компания обнаружила пересортицу, нам подтвердили в Минфине России.

КОММЕНТИРУЕТ ЧИНОВНИК

Александра БАХВАЛОВА, специалист отдела налогообложения прибыли (дохода) организаций Департамента налоговой и таможенно - тарифной политики Минфина России

Если компания установила сотрудника, виновного в пересор-тице, то стоимость недостающих товаров можно учесть в составе внереализационных расходов на основании подпункта 20 пункта 1 статьи 265 Налогового кодекса РФ. Но только в той сумме, которую сотрудник возместит компании. Сумму полученного возмещения компании следует включить во внереализационные доходы. Основанием для списания недостающего имущества в расходы являются документы, из которых следует, что работник признал свою вину, а также об оплате сотрудником ущерба.

Судебная практика

По вопросу исчисления налога на прибыль при пересортице единого мнения у судей нет.

Некоторые судьи не соглашаются с подходом налоговиков. Так, ФАС Центрального округа в постановлении от 9 февраля 2005 г. по делу № А09 - 4758/04 - 22 пришел к следующему выводу. В результате пересортицы не возникает недостача по количеству товаров (равно как и излишек). Речь идет о суммовом расхождении. Поэтому компания не должна выполнять требование пункта 2 статьи 265 Налогового кодекса РФ, то есть получать в милиции документ, подтверждающий отсутствие виновных лиц. Организация вполне может в налоговом учете исправить ошибку, проведя между товарами взаимозачет. То есть поступить так же, как и в бухгалтерском учете. И если в результате пересортицы возникла стоимостная разница, которую невозможно списать на виновное лицо, ее можно учесть при расчете прибыли в составе прочих обоснованных внереализационных расходов.

Однако есть дела, по которым судьи согласились с подходом налоговиков. Так, ФАС Северо - Западного округа в постановлении от 9 ноября 2004 г. по делу № А13 - 3794/04 - 14 пришел к выводу, что компания должна была включить стоимость излишков в налогооблагаемую базу. А стоимость недостающих товаров можно было отразить в составе внереализационных расходов только на основании постановления милиции об отсутствии виновных лиц. И так как у организации не было такого документа, судьи признали включение недостачи в расходы неправомерным. Впрочем, компания может отстоять свое право на списание недостачи в суде, если получит в милиции постановление об отказе в возбуждении уголовного дела. Ведь судьи рассматривают такое постановление как документ, подтверждающий невозможность установить виновных лиц (постановление ФАС Волго - Вятского округа от 29 августа 2006 г. по делу № А82 - 9850/2005 - 99).

Как пересортица влияет на расчет НДС

Проверяющие нередко настаивают на том, чтобы компания, обнаружившая пересортицу, восстановила НДС со стоимости недостающих товаров. Свою точку зрения налоговики по аналогии с ситуацией, когда произошла порча или пропажа имущества, обосновывают следующим образом. Товары, по которым выявлена недостача, не будут использоваться в деятельности, облагаемой НДС. А значит, не выполняется одно из условий, необходимых для вычета (п. 2 ст. 171 Налогового кодекса РФ).

Требование налоговиков неправомерно. Поэтому компания может на вполне законном основании не восстанавливать НДС. Убедить проверяющих в своей правоте поможет судебная практика, сложившаяся в пользу налогоплательщиков (см., например, постановление ФАС Северо - Западного округа от 9 ноября 2004 г. по делу № А13 - 3794/04 - 14).

Пример 2

Инвентаризационная комиссия ООО «Сладкоежка» обнаружила излишки шоколадных конфет вида А (количество 100 кг, цена за 1 кг - 236 руб., в том числе НДС - 36 руб.) и недостачу шоколадных конфет вида Б (количество 100 кг, цена за 1 кг - 295 руб., в том числе НДС - 45 руб.). Руководитель ООО «Сладкоежка» принял решение по результатам инвентаризации провести взаимозачет по товарам, между которыми возникла пересортица. А именно между шоколадными конфетами вида А и вида Б в количестве 100 кг.

В бухгалтерском учете на дату принятия решения руководителем сделаны такие записи:

ДЕБЕТ 41 субсчет «Товар вида А»
КРЕДИТ 41 субсчет «Товар вида Б»
- 20 000 руб. ((236 руб. - 36 руб.) 5 100 кг) - проведен взаимозачет по товарам, между которыми возникла пересортица;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДС»
- 4500 руб. (295 руб. 5 100 кг 5 18: 118%) - восстановлен НДС со стоимости недостающих конфет вида Б;

ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы» КРЕДИТ 19
- 4500 руб. - списана в расходы сумма восстановленного НДС;

ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 41 субсчет «Товар вида Б»
- 5000 руб. (25 000 - 20 000) - отражена разница между стоимостями товаров.

Инвентаризационная комиссия установила, что пересортица возникла по вине кладовщика ООО «Сладкоежка». Поэтому на него была списана разница между балансовыми стоимостями товаров:

ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 94
- 5000 руб. - списана стоимостная разница на виновное лицо;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 73
- 5000 руб. - задолженность сотрудника, по вине которого произошла пересортица, удержана из его зарплаты.

Стоимость выявленных конфет вида А бухгалтер включил в налоговом учете в состав внереализационных доходов ООО «Сладкоежка».

Все налоговые последствия, с которыми может столкнуться компания, обнаружившая пересортицу, мы отразили в наглядной таблице ниже.

Налоговые последствия пересортицы
Налог	Недостача		Излишек
Налог на прибыль	виновные лица установлены	виновные лица не установлены
Налог на прибыль	Сумма возмещения убытка виновным лицом является налогооблагаемым доходом. Одновременно стоимость недостающих товаров (на сумму возмещенного ущерба) уменьшает налогооблагаемые доходы	Стоимость недостающих товаров инспекторы запрещают включать в расходы, уменьшающие налогооблагаемые доходы	Рыночную стоимость выявленных товаров надо включить в налогооблагаемые доходы
Налог на добавленную стоимость	«Входной» НДС со стоимости недостающих товаров инспекторы требуют восстановить		С его стоимости начислять НДС не надо, так как нет факта реализации

Неаккуратное ведение номенклатуры товаров в учетной системе магазина приводит к появлению излишков и недостач товаров, а также пересортицы. В бухгалтерском и налоговом учете выявленная в результате инвентаризации пересортица отражается по‑разному. О том, как грамотно это сделать и какие документы нужно будет оформить, расскажем в статье.

Прежде всего дадим определение пересортице. Под ней понимается появление излишков одного сорта и недостачи другого сорта товаров одного и того же наименования (Письмо УФНС по г. Москве от 17.02.2010 № 16‑15/016379).

Причинами возникновения пересортицы могут быть как отсутствие порядка приемки и хранения товаров на складе, а также порядка документооборота, так и недостаточный внутренний контроль движения товаров и халатное отношение материально ответственных лиц к своим обязанностям.

Бухгалтерский учет

Нормативные документы по бухгалтерскому учету допускают взаимный зачет излишков и недостач, образовавшихся в результате пересортицы (п. 5.3 Методических указаний по инвентаризации ). В частности, зачет может быть произведен за один и тот же проверяемый инвентаризационный период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении товарно-материальных ценностей одного и того же наименования и в тождественных количествах.

По понятным причинам зачету предшествует инвентаризация. Методическими указаниями по инвентаризации установлено, что, если при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих товаров выше стоимости товаров, оказавшихся в излишке, такая разница в стоимости должна быть отнесена на виновных лиц.

В то же время на предприятии торговли не всегда можно определить конкретного виновника пересортицы. В этом случае суммовые разницы рассматриваются как недостачи сверх норм убыли и списываются на издержки обращения.

Документальное оформление

Результаты инвентаризации, а также факт зачета пересортицы должны быть зафиксированы в первичных документах. Напомним, что в настоящее время организации не обязаны применять унифицированные формы первичных документов, то есть результаты инвентаризации могут быть отражены в документах, разработанных торговым предприятием самостоятельно. Как правило, при разработке таких документов за основу берутся все те же унифицированные формы.

Итак, результат инвентаризации оформляется инвентаризационной ведомостью. Если в ходе инвентаризации выявлены отклонения от учетных данных, составляются сличительные ведомости, в которых отражаются расхождения между показателями бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей.

При выявлении пересортицы материально ответственное лицо должно представить инвентаризационной комиссии подробные объяснения случившемуся (желательно в письменной форме). Если же виновное лицо не установлено, в протоколах инвентаризационной комиссии должны быть даны исчерпывающие объяснения о причинах, по которым такая разница не отнесена на виновных лиц.

Пример

В ходе проведения инвентаризации на складе торговой организации выявлены:

– излишек яблок сезонных в количестве 25 кг (стоимость – 35 руб. за кг);

– недостача яблок сорта «Айдаред» в количестве 20 кг (стоимость – 80 руб. за кг);

– излишек киви в количестве 3 кг (стоимость – 50 руб. за кг);

– недостача груши «Конференция» в количестве 10 кг (стоимость – 60 руб. за кг).

Что мы видим: по двум наименованиям фруктов (яблоки сезонные, киви) выявлены излишки, по стольким же (яблоки сорта «Айдаред», груши) – недостача. При этом по таким фруктам, как груши и киви, излишки с недостачей не зачитываются, поскольку зачет может быть осуществлен только в отношении ТМЦ одного и того же наименования. То есть бухгалтер должен отдельно оприходовать излишки киви и списать (на виновных лиц либо на расходы) недостачу груш. А вот пересортица яблок в бухгалтерском учете может быть зачтена.

Так, согласно сличительной ведомости на предприятии образовались излишек недорогих яблок в количестве 25 кг на сумму 875 руб. и недостача более дорогих яблок в размере 20 кг на сумму 1 600 руб. Зачет можно произвести только по меньшей из величин: 20 кг яблок по цене 35 руб. за кг. Для этих целей бухгалтер внутри одного синтетического счета (41 «Товары») делает проводку, указывая разную аналитику.

Кроме того, бухгалтеру необходимо будет:

– оприходовать излишек яблок сезонных в количестве 5 кг (25 ‑ 20) на сумму 175 руб. (5 кг х 35 руб.);

– списать за счет виновных лиц либо на расходы разницу в стоимости яблок в сумме 900 руб. (20 кг х (80 ‑ 35) руб.).

На счете 41 используется следующая аналитика:

– 41‑с – яблоки сезонные;

– 41‑а – яблоки сорта «Айдаред».

Недостача запасов в пределах предусмотренных норм естественной убыли определяется после зачета недостач запасов излишками по пересортице. В том случае, если после зачета по пересортице, произведенного в установленном порядке, все же оказалась недостача запасов, нормы естественной убыли должны применяться только по тому наименованию запасов, по которому определена недостача. При отсутствии норм убыль рассматривается как недостача сверх норм (п. 30 Методических указаний по учету МПЗ ).

В настоящее время в отношении яблок действуют :

нормы естественной убыли овощей и плодов свежих при хранении и отпуске в кладовых предприятий общественного питания (разд. XLIV);

нормы естественной убыли свежих картофеля, овощей и плодов при кратковременном хранении на базах, складах разного типа в заготовительных пунктах (разд. XLVII);

нормы естественной убыли свежих картофеля, овощей и плодов при длительном хранении на базах и складах разного типа (разд. XLVIII);

нормы естественной убыли замороженных плодов, ягод и овощей при хранении (разд. XLIX).

Как видно из приведенного выше перечня, норм естественной убыли яблок на предприятиях розничной торговли не установлено, таким образом, вся образовавшаяся недостача должна быть либо взыскана с виновных лиц, либо (если таковые не определены) списана на расходы.

Налог на прибыль

В отличие от бухгалтерского учета, гл. 25 НК РФ не предусмотрена возможность взаимного зачета излишков и недостач, образовавшихся в результате пересортицы (Письмо Минфина РФ от 01.12.2014 № 03‑03‑06/1/61228).

Доходы в виде стоимости излишков материально-производственных запасов, выявленных в результате инвентаризации, относятся к внереализационным доходам (п. 20 ст. 250 НК РФ).

Убытки, полученные налогоплательщиком в отчетном (налоговом) периоде, в виде недостачи материальных ценностей на складах, на предприятиях торговли в случае отсутствия виновных лиц приравниваются к внереализационным расходам (пп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ). Стоит обратить внимание, в указанной норме уточняется, что факт отсутствия виновных лиц должен быть документально подтвержден уполномоченным органом государственной власти.

Приведенная формулировка практически не дает шансов торговому предприятию учесть недостачу товаров, образовавшуюся в результате пересортицы, в целях налогообложения. В Письме Минфина РФ от 23.05.2016 № 03‑03‑06/1/29309 чиновники указали, что решение вопроса о взаимном зачете излишков и недостач по пересортице в налоговом учете возможно после внесения соответствующих изменений в Налоговый кодекс. А таковых пока не планируется.

Как часто бывает, арбитражная практика по данному вопросу противоречива. Например, в Постановлении ФАС ВСО от 22.08.2012 по делу № А19-20632/2011 (Определением ВАС РФ от 19.12.2012 № ВАС-16243/12 отказано в передаче дела в Президиум ВАС для пересмотра в порядке надзора) судьи поддержали налоговых инспекторов, указав, что учитывать пересортицу товаров в налоговом учете неправомерно. А в постановлениях АС МО от 08.08.2016 по делу № А40-164384/2015, ФАС ЦО от 11.09.2012 по делу № А14-5815/2011 в аналогичной ситуации арбитры пришли к противоположному выводу: общество правомерно произвело взаимный зачет излишков и недостач по пересортице, который, в свою очередь, привел к уточнению записей бухгалтерского учета.

Выявленная в результате инвентаризации пересортица товаров должна найти грамотное отражение в регистрах бухгалтерского и налогового учета. В первом случае алгоритм действия бухгалтера четко регламентирован: пересортица товарно-материальных ценностей одного и того же наименования и в тождественных количествах может быть зачтена. Окончательные излишки (недостачи) товаров после проведения зачета отражаются в составе прочих доходов организации (относятся на виновных лиц либо списываются в расходы, связанные с производством и реализацией).

В налоговом учете ситуация неоднозначная. Согласно официальной позиции зачет излишков и недостач производить неправомерно. По мнению налоговиков и чиновников, торговое предприятие в описанном случае должно отразить в учете внереализационный доход и одновременно внереализационный расход (последний только в случае, если факт недостачи подтвержден документом, выданным уполномоченным органом государственной власти).

Существует и альтернативное мнение на этот счет (поддерживается некоторыми арбитражными судами), согласно которому зачет излишков и недостач производить можно и объемы зачтенной пересортицы не подлежат оприходованию в качестве окончательных излишков. По понятным причинам следование данной позиции связано с налоговыми рисками.

Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утв. Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49.

Методические указания по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утв. Приказом Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н.

Приказ Минпромторга РФ от 01.03.2013 № 252 «Об утверждении норм естественной убыли продовольственных товаров в сфере торговли и общественного питания».

При проведении инвентаризации на торговых предприятиях часто выявляются пересортица. С первыми двумя явлениями все более-менее ясно: той или иной продукции или много, или мало. Пересортица товара - это достаточно неприятная и сложная ситуация. Рассмотрим ее особенности.

Общие сведения

Основные причины возникновения пересортицы товаров - это халатность материально ответственных лиц, отсутствие надлежащего контроля, нарушение правил хранения и приема изделий на склад. В ряде случаев она появляется при невнимательности во время отпуска продукции со склада. Пересортица товаров - это одновременный излишек и недостача изделий одного наименования, но разных сортов.

Специфика ревизии

Инвентаризация товаров осуществляется в соответствии с Методическими указаниями, утвержденными Приказом Минфина № 49 от 1995 г. Случаи обязательной ревизии закреплены в 12 статье ФЗ № 129. Инвентаризация товаров осуществляется в обязательном порядке:

Перед формированием годовой отчетности.
При смене материально ответственного лица.
При обнаружении фактов порчи/хищения имущества или иных злоупотреблений.
После стихийного бедствия или другой чрезвычайной ситуации.
При ликвидации/реорганизации предприятия.
В иных случаях, установленных законодательством.

Документальное оформление

Результаты ревизии заносятся в специальный бланк унифицированной формы - ведомость (ф. ИНВ-3). В этом документе недостаток товара одного сорта указывается в одной строке, а излишки - в другой.

После заполнения бланк передается в бухгалтерию, где формируется сличительная ведомость (ф. ИНВ-19). В этом документе для отражения пересортицы предназначены графы 18-23. Также сведения указываются в форме ИНВ-26.

В каких случаях возможен зачет пересортицы?

Условия для взаимозачета приводятся в Методических указаниях, утвержденных Приказом Минфина № 49. Зачет допускается, если:

излишки и недостача выявлены в одном проверяемом периоде;
за возникновение пересортицы ответственен один сотрудник;
недостачи и излишек выявлены у продукции одного наименования и в равных количествах.

К примеру, если излишек красных игрушек обнаружен на складе № 3, а недостача зеленых - на складе № 4, то пересортицей товаров это не будет. Соответственно, взаимозачет исключается. Нельзя его провести при недостаче и излишках разных изделий, а не одинаковых, но различного сорта. Указанные условия должны выполняться одновременно. Если одно из них не соблюдено, излишек приходуется отдельно, а недостаток списывается с баланса.

Важный момент

Зачастую на практике возникают сложности с определением наименования изделий. В нормативных актах это понятие не раскрывается. Минфин рекомендует использовать код товара по ОКП. В Общероссийском классификаторе приведены перечни изделий, в которых можно выбрать соответствующее цифровое обозначение. Использование кода товара позволит избежать проблем и существенно сократит время обработки документации.

Объяснительная виновного сотрудника

Для выявления всех обстоятельств происшествия формируется комиссия. Она занимается поиском виновных лиц. При обнаружении пересортицы материально ответственный сотрудник (например, кладовщик) должен предоставить объяснение.

Оно адресуется председателю комиссии. Материально ответственный сотрудник должен указать, какие именно товары оказались в излишке, а какие - в недостаче, в каком количестве, причины, по которым возникла такая ситуация. Руководитель предприятия вправе применить к лицу дисциплинарное взыскание.

Предложение о зачете

Оно оформляется председателем комиссии на имя руководителя организации. Предложение о зачете целесообразно составлять, если выполнены все условия, приведенные выше. В противном случае оформление этого документа будет лишь потерей времени. В предложении приводятся сведения об инвентаризации, в процессе которой была выявлена пересортица, указываются наименования, коды и количество изделий, недостаток и излишки которых были обнаружены. В документе также отражается информация из объяснительной материально ответственного сотрудника. При необходимости дополнительно указываются сведения из заключения технолога, подтверждающего возможность взаимной замены изделий и идентичность кодов товаров по ОКП.

Приказ

В случае согласия руководителя с предложением председателя комиссии оформляется распоряжение о зачете пересортицы. В нем указываются сведения о проведенной инвентаризации, обнаруженных недостатках и излишках товаров, кратко описывается их причина. При наличии заключения технолога в приказе приводится информация и из него. Распоряжение направляется главному бухгалтеру.

Сличительная ведомость

В ней фиксируются результаты инвентаризации, отражаются данные по пересортице. Сличительная ведомость составляется в 2-х экземплярах. Первый подлежит передаче материально ответственному сотруднику, второй остается в бухгалтерии.

Сведения из документа переносятся в ведомость по ф. ИНВ-26. В ней, собственно, определяется способ устранения расхождений: зачетом, списанием либо отнесением на виновного.

Дата признания пересортицы

На практике достаточно сложно, а в ряде случаев и вовсе невозможно определить день, в который была совершена ошибка, повлекшая расхождения. Достоверно известно только то, что произошло это между инвентаризациями. По мнению специалистов, целесообразнее указывать не дату возникновения, а дату выявления пересортицы, т. е. день ревизии.

Особенности отражения в отчетности

При учете пересортицы возникает немало сложностей. К примеру, бывает так, что общая стоимость различных сортов продукции, недостача и излишек которой были выявлены, отличается. Такая ситуация может быть связана с разницей в цене отдельных изделий. Между тем данное расхождение не препятствует зачету пересортицы.

Бывает так, что недостача продукции больше излишков или наоборот. В этом случае часть изделий засчитывается как пересортица, а остальные отражаются по правилам, установленным для случаев возмещения ущерба виновным лицам. К примеру, если общая стоимость продукции, по которой выявлена недостача, выше цены излишков, то разницу компенсирует ответственный сотрудник.

Что делать, если виновный не выявлен?

В таком случае разница признается недостачей сверх нормы естественной убыли и, соответственно, списывается в издержки. В такой ситуации руководителю предприятия необходимо документально подтвердить отсутствие виновного лица. Инвентаризационная комиссия, в свою очередь, в заключении должна обосновать причины, по которым взыскать убытки с ответственных лиц невозможно.

Как установлено в НК (2 пункт 265 статьи), убытки могут быть отнесены на внереализационные расходы. Если изделия в излишке дороже тех, которые в недостаче, разницу списывают в прочие доходы. Необходимо сказать, что пересортица по-разному отражается в налоговом и бухучете. В первом случае необходимо указывать всю сумму обнаруженных недостатков и излишков. Если говорить просто, в налогообложении пересортица представляет собой списание одних изделий и оприходование других.

Автоматизация процесса

Рассмотрим, как отразить пересортицу в "1С". Порядок действий будет таким:

В Меню нужно открыть "Склад и доставка", затем "Излишки, порчи, недостачи" и "Складские акты".
В форме списка актов необходимо нажать кнопку "Создать".
Среди пунктов следует выбрать "Пересортица".
В новом документе указывается предприятие, на которое будут списываться недостачи и приходоваться излишки, появившиеся при пересортице, склад, на котором она возникла, подразделение.
На пункте "Приходовать изделия по себестоимости списания" нужно поставить флажок.
Указывается статья расходов, на которую будет отнесена недостача, статья доходов, в которую переносятся излишки.
В закладке "Товары" указываются сведения об изделиях, по которым нужно отразить пересортицу, после этого следует нажать кнопку "Провести".

Дополнительные сведения

Списание и оприходование продукции может осуществляться по любой цене. В таком случае флажок на пункте "Приходовать изделия по себестоимости списания" ставить нет необходимости. В закладке "Основное" бухгалтер может указать тип цены, по которой будет списываться и приходоваться продукция при выявлении пересортицы. При нажатии на кнопку "Зачесть пересортицу" изделия, которые можно зачесть, определятся автоматически.

Проводки при пересортице

Рассмотрим особенности отражения расхождений на примере. Допустим, предприятие торгует мукой. Перед формированием годовой отчетности была выполнена инвентаризация, в ходе которой выявилась недостача продукции высшего сорта в объеме 200 кг по стоимости 17,50 рублей и 150 кг излишков первого сорта по цене 13,20 рублей. Комиссия установила, что виновным в расхождениях является кладовщик. По распоряжению руководителя был выполнен зачет пересортицы.

Бухгалтер отражает операции по следующей схеме:

Дб сч. 94 Кд сч. 41 субконто "Мука в/с" - 3500 руб. (200 х 17,50) - показана недостача продукции высшего сорта.
Дб сч. 41 субконто "Мука п/с" Кд сч. сч. 94 - 1980 руб. (150 х 13,20) - отражены излишки продукции первого сорта.
Дб сч. 41 субконто "Мука в/с" Кд сч. 41 субконто "Мука п/с" - 1980 руб. - показан зачет продукции.

Стоимость недостатков превышает общую стоимость излишков на 645 рублей (150 х (17,50 - 13,20)). После зачета на предприятии недостача продукции высшего сорта сохранилась в количестве 50 кг. Ее балансовая стоимость равна 875 руб. (50 х 17,50). В итоге после зачета по пересортице сумма недостачи, перенесенная на 94 счет, по продукции высшего сорта равна 1520 рублей (875 + 645). В связи с тем, что виновным в возникновении расхождений оказался кладовщик, указанная сумма будет удержана из его заработка.

Восстановление НДС

Контрольные органы требуют от плательщика восстанавливать принятый ранее к вычету налог при списании недостачи. Следует, однако, сказать, что данное предписание не бесспорно. На практике предприятие решает самостоятельно, будет оно восстанавливать НДС или нет. Допустим, организация выбрала второй вариант. В таком случае делается запись: Дб сч. 73 субсч. 73.2 Кд сч. 94 - 1520 руб. - размер недостачи отнесен на виновного сотрудника.

Нюансы

На основании 246 статьи ТК величина ущерба, нанесенного нанимателю, устанавливается в соответствии с фактическими потерями. Они, в свою очередь, рассчитываются по рыночной стоимости, действующей на момент причинения вреда в данной местности. При этом она не может быть меньше балансовой стоимости материальных ценностей.

Допустим, что рыночная цена муки в/с на дату нанесения вреда составила 17,60 рублей. В таком случае расхождение между ней и балансовой стоимостью составит 20 руб. (200 х (17,60 - 17,50)).

Бухгалтер сделает следующие записи:

Дб сч. 73 субсч. 73.2 Кд сч. 98 - 20 руб. - отражена разница между балансовой и рыночной стоимостью продукции, отнесенная на виновного сотрудника.
Дб сч. 50 Кд сч. 73, субсч. 73.2 - 1540 руб. - в кассу внесена задолженность по недостаче.
Дб сч. 98 Кд сч. 91, субсч. 91.1 - 20 руб. - признание разницы между балансовой и рыночной стоимостью муки в качестве прочего дохода.

При взыскании с виновного ущерба необходимо строго соблюдать предписания, закрепленные в ТК.

Каждый индивидуальный предприниматель или юридическое лицо, осуществляющие деятельность в сфере торговли, знакомы с понятием «Пересортица» . Причины ее возникновения могут быть различными. В каких случаях ее можно зачесть, как правильно оформить документацию и составить сличительную ведомость?

Что это такое и причины появления

Под пересортицей товара понимается избыток одной разновидности продукции и одновременно недостаток другого вида товаров .

Чтобы наблюдалось такое явление, как пересортица, необходимо, чтобы ТМЦ относились к одной и той же категории.

Чтобы было проще понять, приведем простой пример. По данным учета, на складе числится 7 бутылок газированного напитка «Дюшес» и 4 бутылки газировки «Лимонад».

Была проведена инвентаризация остатков, по результатам которой было выявлено фактическое наличие:

4 бутылок напитка «Дюшес»;
6 бутылок газировки «Лимонад».

При таком раскладе наблюдается пересортица, ведь получилось, что «Дюшеса» недостает, в то время как «Лимонада» переизбыток. При этом оба газированных напитка относятся к одной и той же категории товаров (безалкогольные газированные).

Приведем 6 основных причин , при которых возникает такое явление, как пересортица:

кладовщик ненадлежащим образом оприходовал продукцию при ее поступлении на склад;
при передаче ТМЦ со склада в торговый зал были допущены неточности;
лицо, осуществляющее функции по надзору за складским документооборотом, некачественно исполнило свои должностные обязанности;
кассир допустил ошибки при продаже товара конечному покупателю;
маркировка продукции была проведена с нарушениями;
халатность и безответственность сотрудников компании.

Исходя из буквального толкования нормативных положений Методических рекомендаций, утвержденных Приказом Минфина РФ №49 , результаты инвентаризации могут быть следующими :

соответствие фактических запасов продукции тем, что указаны в бухгалтерской отчетности;
несоответствие показателей ТМЦ, находящихся на складе, с данными из документов, то есть пересортица.

Оформление пересортицы осуществляется согласно нормам п. 28 Положения по ведению бухучета, утвержденного Приказом Минфина РФ №34н от 29 июля 1998 года.

Следующие 3 фактора имеют ключевое значение для осуществления верного учета пересортицы при проведении инвентаризации:

Все излишки товаров, которые были выявлены в ходе плановой проверки, следует включать в финансовые результаты организации.
Убытки в пределах установленных норм учитываются как издержки.
Если ущерб превышает установленные лимиты издержек, разницу компенсирует лицо, виновное в причинении убытков.

Как происходит и в каком случае возможен взаимозачет

Взаимозачет недостатков и излишков возможно осуществить не во всех случаях. В Методических указаниях, утвержденных Приказом Минфина №49, указан исчерпывающий перечень оснований , при которых допускается взаимозачет пересорта.

Согласно вышеназванным Методическим указаниям, взаимозачет допускается в следующих случаях :

если недостаток одного вида ТМЦ и избыток другого вида ТМЦ был обнаружен в одном и том же финансовом периоде;
количество недостающей продукции равно количеству излишней продукции;
за выявленный излишек и недостаток несет ответственность один и тот же работник;
товары находятся в одной и той же категории (например, безалкогольные напитки).

Взаимозачет производится на основании письменного распоряжения от руководителя предприятия.

Пример. По результатам инвентаризации установлены:

недостача муки высшего сорта – 100 килограмм (стоимость муки – 25 рублей за 1 кг);
излишки муки 1-го сорта – 70 килограмм (стоимость муки – 20 рублей за 1 кг).

Виновным был признан кладовщик. Руководитель издал приказ о проведении взаимозачета. Получились следующие проводки :

Наименование хозяйственной операции	Сумма	Дебет	Кредит
Недостача муки высшего сорта	2500	94	41
Избыток муки 1-го сорта	1400	41	94
Зачет	1400	41	41
Сумма недостачи после взаимного зачета	2500 - 1400 = 1100 рублей	-	-
Отнесение стоимости муки на убытки	1100	73	94

Что делать, если пересортица обнаружена и признана

Если хотя бы одно из условий взаимозачета не соблюдается, производить его запрещено . В таком случае организация обязана осуществить следующие действия :

списать тот товар, в отношении которого была выявлена недостача;
оприходовать излишнюю продукцию.

Как только инвентаризация показала пересортицу, руководителю компании следует заняться документальным оформлением соответствующей процедуры.

Объяснительная от материально-ответственного лица

Виновными в появлении пересорта могут быть признаны следующие лица :

кладовщик;
бухгалтер по ТМЦ;
продавец-кассир;
начальник складского помещения;
грузчик.

В силу ст. 193 ТК РФ , если сотрудника уличили в ненадлежащем исполнении трудовых обязанностей, ему предстоит написать объяснительную . Документ составляется в письменном виде и подается ответственному работнику инвентаризационной комиссии в течение 2 рабочих дней .

Форма объяснительной – свободная, на бланке формата А4. Заполнение производится от руки. Если в организации утверждена унифицированная форма объяснительной, то следует использовать именно ее.

Сведения, которые обязательно должны быть в документе:

ФИО объясняющегося и адресата, с указанием должностей;
название документа – «Объяснительная» (выравнивание – по центру);
в основной части – перечень ТМЦ, в отношении которых был выявлен пересорт;
далее – причина, принятые меры по недопущению аналогичных ситуаций в будущем;
предложение (просьба) о проведении взаимозачета;
подтверждение достоверности указанной информации подписью ответственного лица;
дата составления документа.

Предложение о зачете при инвентаризации

Просьбу о взаимозачете выносит на рассмотрение руководителю предприятия председатель комиссии по инвентаризации . Оформление просьбы осуществляется специальным документом – заключением о пересорте .

В заключение вносится следующая информация :

сведения о проведенной инвентаризации остатков;
данные о ТМЦ (количество, товарная группа), в отношении которых была допущена путаница;
причины появления пересорта (должны совпадать с теми, которые указаны в объяснительной записке).

Руководитель рассматривает документ и выносит мотивированное решение. Если вердикт положительный, составляется приказ о взаимозачете.

Приказ и акт

Приказ о взаимозачете содержит в себе:

дату проведения проверки, номер приказа;
число излишков и недостатков ТМЦ;
причина пересортицы;
сведения о лицах, признанных виновными;
ссылка на документ, содержащий распоряжение главбуху о проведении взаимозачета;
перечень мер административного воздействия на виновных граждан.

Фиксация в сличительной ведомости

Как только руководитель издает приказ о взаимозачете, сразу же составляется сличительная ведомость.

Ведомость составляется по унифицированной форме – ИНВ-19 , в двух экземплярах. Документ может быть заполнен как от руки, так и при помощи машинописной техники. Ведомость подлежит хранению вместе с другой бухгалтерской документацией.

Дата признания и порядок отражения в бухгалтерском учете

Датой возникновения пересортицы считается дата проведения инвентаризации остатков и/или обнаружения соответствующих ошибок . Установить реальный день, когда товары перепутались, практически невозможно.

Основным документом, в котором фиксируется сверка фактического и документального количества товара, является опись по единой форме ИНВ-3 . В ней указываются все ТМЦ (по номенклатуре и по сортам), числящиеся по данным бухгалтерского учета.

Опись делается в двух экземплярах – один хранится у ответственного лица, другой передается в бухгалтерскую службу.

Особенности налогового учета

Глава 25 НК РФ , в отличие от бухучета, не предусматривает возможность взаимозачета излишков и недостатков.

Стоимость излишков в целях налогового учета относят к внереализационной прибыли (п. 20 ст. 250 НК РФ), недостатки же (убытки) относятся к внереализационным расходам (если виновные лица не были установлены).

Фрагмент семинара про пересортицу представлен ниже.

Можно ли проводить взаимный зачет излишков и недостач в бухгалтерском и налоговом учете? Если да, как это осуществить?

Неаккуратное ведение номенклатуры товаров в учетной системе магазина приводит к появлению излишков и недостач товаров, а также пересортицы. В бухгалтерском и налоговом учете выявленная в результате инвентаризации пересортица отражается по-разному. О том, как грамотно это сделать и какие документы нужно будет оформить, расскажем в статье.

Бухгалтерский учет.

Нормативные документы по бухгалтерскому учету допускают взаимный зачет излишков и недостач, образовавшихся в результате пересортицы (п. 5.3 Методических указаний по инвентаризации). В частности, зачет может быть произведен за один и тот же проверяемый инвентаризационный период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении товарно-материальных ценностей одного и того же наименования и в тождественных количествах.

По понятным причинам зачету предшествует инвентаризация. Методическими указаниями по инвентаризации что, если при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих товаров выше стоимости товаров, оказавшихся в излишке, такая разница в стоимости должна быть отнесена на виновных лиц.

Документальное оформление.

Пример

В ходе проведения инвентаризации на складе торговой организации выявлены:

излишек яблок сезонных в количестве 25 кг (стоимость – 35 руб. за кг);
недостача яблок сорта «Айдаред» в количестве 20 кг (стоимость – 80 руб. за кг);
излишек киви в количестве 3 кг (стоимость – 50 руб. за кг);
недостача груши «Конференция» в количестве 10 кг (стоимость – 60 руб. за кг).

		Результаты инвентаризации
наименование	цена за единицу (руб.)			недостача
наименование	цена за единицу (руб.)	количество, кг	сумма, руб.	количество, кг	сумма, руб.
Яблоки сезонные
Яблоки сорта «Айдаред»

Груша сорта «Конференция»

Налог на прибыль.

Убытки, полученные в отчетном (налоговом) периоде, в виде недостачи материальных ценностей на складах, на предприятиях торговли в случае отсутствия виновных лиц приравниваются к внереализационным расходам (пп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ). Стоит обратить внимание, в указанной норме уточняется, что факт отсутствия виновных лиц должен быть документально подтвержден уполномоченным органом государственной власти.

Приведенная формулировка практически не дает шансов торговому предприятию учесть недостачу товаров, образовавшуюся в результате пересортицы, в целях налогообложения. В Письме Минфина РФ от 23.05.2016 № 03-03-06/1/29309 чиновники указали, что решение о взаимном зачете излишков и недостач по пересортице в налоговом учете возможно после внесения соответствующих изменений в Налоговый кодекс. А таковых пока не планируется.

пересортица недостача излишки

			Сумма, руб.
Проведен зачет пересортицы яблок, выявленной в результате инвентаризации (20 кг х 35 руб.)
Оприходованы яблоки сезонные (5 кг х 35 руб.)
Отражена недостача яблок сорта «Айдаред» (20 кг х (80 - 35) руб.)
Списана разница в стоимости яблок