Налоговый регистр доходов и расходов. Правила заполнения регистров налогового учета. Как выглядит налоговый регистр

В преддверии предстоящего вскоре заполнения декларации по налогу на прибыль за 2011г., стоит заняться анализом состояния регистров налогового учета в организации и, в случае необходимости, внести необходимые уточнения и дополнения.

Хорошо живется тому бухгалтеру, чей бухгалтерский учет максимально идентичен налоговому учету, оба этих учета автоматизированы и абсолютно верно и подробно обрабатываются программой автоматизации бухгалтерского и налогового учета. При этом ведется подробный учет расходов для целей бухгалтерского учета и для целей налогового учета, формируются все разницы в соответствии с ПБУ 18/02 и автоматически рассчитываются ОНА, ОНО, ПНА, ПНО и налог на прибыль в конечном итоге.

Таким людям можно только позавидовать. Они открывают отчет о прибылях и убытках, нажимают кнопку «заполнить» и, вуаля, вот он - готовый к предоставлению в налоговую инспекцию расчет по налогу на прибыль с приложениями и расшифровками. Жаль только, что подобным положением дел могут похвастаться далеко не все труженики бухгалтерского и налогового учета.

Но есть и хорошая новость! Наша статья призвана облегчить их скорбный и нелегкий труд, расставить точки над ё и оказать всяческое содействие в понимании и помощь в составлении налоговых регистров, на основании которых можно будет заполнить декларацию по налогу на прибыль.

1.Организация налогового учета

В соответствии с положениями Налогового кодекса, налогоплательщики по налогу на прибыль исчисляют налоговую базу по этому налогу на основе данных налогового учета (ст. 313 НК РФ). Что представляет собой налоговый учет?

Налоговый учет - это сводная информация, полученная на основе данных первичных документов. Она необходима для определения налоговой базы по налогу на прибыль. Эта информация группируется в соответствии с требованиями НК РФ.

Информация, сформированная на основе данных первичных документов, содержится в регистрах бухгалтерского учета. К сожалению, из-за различий между бухгалтерским и налоговым учетом, данных бухгалтерских регистров обычно недостаточно для формирования налоговой базы по налогу на прибыль. В этом случае, Налоговым кодексом допускается самостоятельное дополнение организацией бухгалтерских регистров.

Таким образом, регистрами налогового учета могут стать регистры бухгалтерского учета, если их дополнить необходимыми для определения базы по налогу на прибыль, реквизитами.

Зачем нужен налоговый учет?

Налоговый учет необходимо вести для контроля за правильностью, полнотой и своевременностью исчисления налога в бюджет.

Ведение налогового учета осуществляется в целях обеспечения полноты и достоверности информации о порядке учета хозяйственных операций для целей налогообложения.

Так же он служит для обеспечения информацией внутренних и внешних пользователей.

Налоговый кодекс предлагает налогоплательщику самостоятельно организовать систему налогового учета, последовательно от одного периода к другому применяя правила и нормы налогового учета (ст. 313 НК РФ).

Обратите внимание: порядок ведения налогового учета и методы формирования регистров необходимо прописать в учетной политике для целей налогового учета организации. Для этих целей можно воспользоваться следующей формулировкой.

В России под налоговым учетом понимается порядок сбора и последующей систематизации информации, необходимой для определения организационной налоговой базы. Сбор и систематизация ведется с помощью информации в первичных документах. Процедура опирается на предписания статьи НК РФ №313.

Понятие налогового учёта

Любая хозяйственная деятельность предприятия должна облагаться налогом, поэтому информационный сбор для последующего налогообложения и является конечной целью учета.

Главным назначением налогового учета является составление целостной и исчерпывающей картины о величине расходов и доходов учреждения. Они и определяют размер базы налогов на отчетный период. Также его функцией является обеспечение достоверными данными внешних и внутренних пользователей для контролирования процессов исчисления. Не стоит забывать также и о своевременности и полноте уплачиваемых налогов на прибыль.

Суммирование различных показателей является основой организации процедуры учета. Количественные данные прямо пропорционально влияют на размеры налоговой базы, а также на меру их систематизации в регистрах учета налогов. Одновременно они имеют влияние на порядок произведения деятельности по учету, на формирование и отражение в регистрах информации об объекте налогового учета.

Для ведения налогового учета предусмотрены специальные формы — регистры налогового учета. В любой момент фирму налогоплательщика может посетить налоговый инспектор с целью проверки налоговой документации. Поэтому иметь заполненные регистры – прямая обязанность предприятия. Нарушение или вовсе отказ от ведения такой документации сулит дальнейшие проблемы с Налоговой инспекцией.

Подробнее с системой налогового учёта в РФ можно ознакомиться по .

Регистры

Как правило, различные виды деятельности предприятия облагаются различными налогами. Регистры учета налогов — это формы, которые разрабатываются предприятием, а затем заполняются данными, необходимыми для вычисления налоговых сборов на прибыль. Налоговое законодательство не устанавливает стандарты для разработки форм регистров, но имеет некоторые рекомендации по их виду и содержанию. Информацию о таких регистрах можно найти на сайте «Консультант Плюс» по этой ссылке .

Правила заполнения

Каждая форма регистра обязательно должна содержать в себе следующие реквизиты:

Название регистра налогового учета;
Число, месяц и год заполнения;
Измеритель (либо измерители, если их несколько) операций предприятия в форме натурального или материального выражения;
Сущность и предмет операционных действий, совершенных предприятием за данный период времени (хозяйственные и иные операции);
Подпись ведущего эти записи уполномоченного лица в регистре.

Главная функция налоговых регистров — это систематизация информации по имеющимся исходным данным касательно каждого вида налога. Так, регистры убивают сразу двух зайцев: с одной стороны, налоговым органам проще следить за деятельностью фирмы, а с другой — сама компания облегчает себе жизнь, имея под рукой верные показатели расчетов налогов.

Данные об учете налоговых данных должны фиксироваться перманентно и в строгом хронологическом порядке, так как иной способ заполнения может повлечь собой внимание со стороны налоговых служб. Налогоплательщик (то есть предприятие или компания) ведет аналитический учет таким образом, чтобы прослеживался порядок возникновения налоговой базы.

Хранение регистров учета налогов должно вестись в соответствии с несколькими правилами. Нельзя просто так исправлять в них какую-либо информацию. Исправления (даже если это исправления ошибок) должны вестись санкционировано и обоснованно с юридической точки зрения. Данные действия должны быть подтверждены наделенным особыми полномочиями лицом. Этот человек может вносить обоснованные исправления в документ, указывая дату и объяснение того, зачем он совершил это действие.

Как уже было сказано, каждая фирма может иметь свою форму регистра. Главное, чтобы форма была удобной, имела графы и строки, необходимые для внесения нужных данных, а также просто и удобно заполнялась. В противном случае, при проверке отчетности налоговый инспектор может не разобраться и ошибочно оштрафовать предприятие. Правильное ведение регистров избавит от головной боли как само предприятие, так и проверяющие инстанции.

Заполнять документацию можно как в электронном, так и в бумажном виде — Налоговый Кодекс не имеет ограничений по этому поводу. Внесением данных должен заниматься уполномоченный сотрудник. На него и ложится ответственность по ведению регистров. Он должен не только проверять правильность вносимой информации, но и обеспечить надлежащие условия хранения документов, чтобы исключить малейшую вероятность того, что посторонние лица внесут какие-либо исправления. Оформление регистров, а также исправление и дополнение данных заверяется подписью ответственного сотрудника.

Налоговый и бухгалтерский учет

Организация учета налогов может быть сделана как в самостоятельных регистрах налогового учета, так и в регистрах учета бухгалтерии. Регистры бухгалтерского учета, в таком случае, должны быть дополнены реквизитами для вычисления налога на прибыль. В таком случае данные регистров налогового учета способны:

Иметь совпадение с данными бухгалтерского учета;
Иметь другие значения, которые рассчитаны отдельно.

Совпадение с данными учета бухгалтерии имеет место быть, если требования обоих способов учета одинаковы, и нужно провести лишь соответствующее построение аналитического разреза регистров бухгалтерского учета. Также такой вариант возможен потому, что правила учета бухгалтерии вариативны в отношении хозяйственных операций предприятия. Есть и другой вариант, когда требования обоих видов регистров совпадают.

Второй случай возможен тогда, когда требования первого и второго регистра несовместимы, какие бы условия при этом не сложились.

При условии, что налоговый учет ведется путем начисления, то можно использовать регистры бухгалтерского учета для учета налогов. Но стоит заметить, что кассовый метод делает невозможным такой оборот событий, так как наблюдается несовпадение требований бухгалтерского и налогового учета по части момента отражения хозяйственных операций.

Подробнее о бухгалтерской и налоговой отчетности можно узнать на сайте ФНС по этой ссылке .

Типология

В декабре 2001 года Министерство по налогам и сборам России ввело несколько ключевых понятий, относящихся к ведению регистров, таких как объект, единица, показатели и данные учета налогообложения. Они имеют такие формулировки:

Объектом называется все движимое и недвижимое имущество фирмы, а также ее обязательства перед другими предприятиями и хозяйственные операции, которые она выполняет;

Единицей именуется объект учета, данные о котором упоминаются в нескольких периодах налоговой отчетности, то есть перманентно;

Показателями являются количественные данные, относящиеся к объекту учёта;

Учетные данные – численные показатели величины или прочих характеристик, которыми обладает объект учета; они отражаются в таблицах, бухгалтерских справках и других документах предприятия — налогоплательщика; эти данные группируют информацию об объектах обложения налогами.

Тогда же и были предложены основные наименования регистров систем учета налогов, которые были поделены на пять следующих групп.

Регистры расчета промежуточных значений

Промежуточные расчеты проводятся предприятием-налогоплательщиком в данных регистрах. Фиксация показателей должна производиться в соответствии с 25 главой Налогового Кодекса. Промежуточные данные, в отличие от остальных, не выносятся в отдельные графы в налоговых декларациях, поэтому так и названы. Чтобы использовать их, необходимо совершить специальные расчеты или же просто-напросто прибавить к общему показателю. Информация регистров должна содержать в себе все о совершении промежуточных расчетов, а также показатели, которые участвуют в их нахождении.

Регистры расчета хозяйственных операций

Следующие регистры содержат в себе кладезь полезных сведений о совершении предприятием различных хозяйственных операций. Налоговая база фирмы прямым образом зависит от этого вида операций, и так происходит каждый отчетный период. Примерами операций фирмы являются все действия по купле-продаже разных объектов, сделки с фирмами-партнерами. Также в этот перечень входит приобретение гражданских прав. Но и этим дело не ограничивается. Так, НК РФ предусматривает расширение перечня хозяйственных операций фирмы путем добавления в него действий, связанных с признанием долгов, и других объектов, которые облагаются налогом.

Учетные регистры состояния единиц учета налогов

Данный регистр показывает состояние отдельной единицы учета налогов. Весь пласт данных заносится в соответствующий регистр на протяжении каждого налогового периода. Очень важно то, что информация о единице отражала ее состояние на каждый момент времени периода налогообложения.

Учетные регистры формирования отчетных данных

Эти регистры дают представление о том, каков порядок получения количественных значений строк деклараций по налогам. Вместе с тем, в них заносится и информация, которая далее отправляется в регистры промежуточных расчетов или учетных регистры состояния единицы учета.

Регистры учета начисления средств некоммерческим предприятиям

Данный регистр формируется с целью обобщить информацию по всем средствам и услугам, полученным в результате благотворительной помощи, целевых и бюджетных поступлений. Актуален главным образом для некоммерческих и бюджетных организаций.

Подробнее о налогообложении некоммерческих организаций – на сайте ФНС по этой ссылке .

Регистры по налогу на доходы физических лиц (НДФЛ)

Так как работодатель является налоговым агентом по отношению к налогам, которым облагаются доходы физических лиц, то на него ложится обязанность учитывать выплачиваемые доходы своих сотрудников. Чтобы сделать это, предприятию необходимо разработать собственные формы регистров учета по НДФЛ. Правильный расчет подоходного налога вытекает из грамотного учета выплачиваемых заработных плат работникам.

Регистры по НДФЛ нужны как для налоговой службы, чтобы установить контроль за фирмами-работодателями, так и для самих предприятий, использующих наемную рабочую силу. Сбор такого рода информации о работниках, их заработной плате, всевозможных льготах, предоставляемых им, позволяет предприятию:

Следить за общей картиной по всем рабочим;
В конце года вести заполнение справок 2-НДФЛ;
Определять, когда работник имеет право на «детский» вычет, и когда он лишается такой привилегии;
Определять возможность других стандартных вычетов;
Находить случаи ошибочного и высчитывания и удержания налогового сбора;
Формирование регистра
Хоть НК РФ и не ограничивает компании в том, каким образом они будут высчитывать доходы и прилагающийся к ним НДФЛ, но все же кодекс обязывает указывать следующие сведения, заносимые в регистр:
Данные по идентификации каждого физического лица;
Виды доходов, выплачиваемых фирмой;
Льготы по НДФЛ, предоставляемые фирмой, снижающие базу налогов предприятия;
Величина заработных плат и даты их выдачи;
Налог, исчисляемый с зарплат, и дата проведения процедуры исчисления и перевода;
Информация о документах по платежу, подтверждающая перечисление налогового сбора в казну.

ВАЖНО: Каждый пункт вышеприведенных сведений должен приводиться на каждого сотрудника отдельно.

Разработка бланка регистра по налогам на доходы ведется с учетом необходимости простой работы с ним, а также наглядности предоставляемой информации. Рекомендации налоговой службы при этом также нужно учитывать.

Бланк регистра должен иметь следующие особенности:

Простота — информация по сотрудникам не должна путаться;
Наглядность — чем быстрее можно перенести данные о рабочих в справку 2-НДФЛ, тем нагляднее бланк;
Краткость — не стоит перегружать регистр ненужными цифрами и числами, чтобы не затруднять восприятие информации.

Универсализация бланка регистра затруднена тем, что каждая компания выплачивает определенные виды доходов и имеет свои особенности деятельности. Поэтому на компании и лежит ответственность составления своего бланка, обладающего необходимыми свойствами, графами и включающего нужные сведения. По желанию, предприятие может изготовить несколько бланков регистров для разных видов данных. Это упростит ведение налоговой отчетности и ее проверку. Налоговое законодательство только приветствует такой подход. Но бланк регистра должен содержать в себе сведения, которые предусмотрены пунктом 1 статьи 230 НК РФ.

Ответственность в случае отсутствия регистров учёта налогов или нарушения их ведения

Ст. №120 Налогового кодекса РФ, с одной стороны, предусматривает наказание за систематическое нарушение правил ведения документов по налогообложению. С другой стороны, под этими документами имеются ввиду только первичные документы и бухгалтерские регистры. О регистрах учета налогов там упоминаний не обнаружено, поэтому преследований со стороны налоговой службы за нарушение их ведения по данной статье не последует. Не последует и наказаний, предусмотренных статьями 122 и 126, так как они прямо не относятся к нарушению или отсутствию налоговых регистров.

Серьезно нужно отнестись к подписям в регистрах налогового учёта. Компании могут хранить документацию в электронном виде только с заверенными электронными подписями (письмо Министерства финансов от 24.07.08 под номером 03-02-071-314). То же самое относится и к остальным формам хранения документов. Подписи в них должен ставить заполнявший регистры уполномоченный человек, вне зависимости от того, электронный регистр или бумажный. Во избежание неприятностей хорошо хранить копию в бумажном виде и со всеми подписями. Следует распечатывать документацию ежеквартально. Если обнаружится, что на документах они отсутствуют, то налоговый инспектор может не засчитать расходы или отказать в вычете НДС.

Таким образом, данные регистры являются обязательными документами, без которых деятельность любого предприятия по букве закона невозможна. Их ведение обеспечивает своевременное поступление налогов в казну и избавление от проблем с законодательством, а нарушения при заполнении или вовсе их отсутствие затрудняет деятельность предприятия и привлекает внимание налоговых служб.

Согласно российскому Налоговому Кодексу начисление и уплата налогов являются обязательными для каждой зарегистрированной на территории Федерации организации либо предприятия. Правильное определение суммы необходимых бюджетных уплат невозможно без ведения регулярного и непрерывного фиксирования и обработки числовых данных, полученных в ходе осуществления той или иной хозяйственно-финансовой операции. Для удобства этого процесса используются специальные регистры налогового учета.

Это установленные законодательными актами формы документов, в которых ведутся необходимые расчеты:

Формируются суммы доходов и расходов;

Определяется перечень расходов, подлежащих вычету в целях налогообложения в этом отчетном периоде;

Фиксируется числовое значение расходов, которые будут отнесены на следующие периоды;

Создаются резервы;

Выводится размер задолженности бюджету.

Регистры налогового учета по налогу на прибыль формируются в виде закрепленных нормативами форм учетных книг либо журналов, а также на электронных носителях.

Анализ при исчислении налогов

Аналитические регистры налогового учета - это сгруппированные формы, которые содержат сведения и систематизацию цифровых данных учета за определенный без использования бухгалтерских счетов. Они применяются для накопления и систематизации информации и отражении ее в расчете зафиксированной в а также в итогах анализа налогового учета.

В двадцать пятой главе Налогового Кодекса России представлены нормы налогового учета. На их основании Министерством по налогам и сборам в информационном сообщении в декабре 2001 года были предложены к использованию основные регистры для определения сумм отчислений в бюджет.

Перечень налоговых регистров

В настоящее время органами закреплены следующие регистры налогового учета:

расчетный регистр, отражающий формирование суммы, показывающей денежную величину объекта учета;
расчетный регистр, показывающий амортизацию нематериальных активов;
расчетный регистр стоимости материалов либо сырья, списанных методом ЛИФО;
расчетный регистр, отражающий стоимость списанных материалов либо сырья в определенном отчетном периоде;
расчетный регистр, показывающий стоимость списанных товаров за налоговый период;
расчетный регистр, показывающий резервы безнадежных и сомнительных долгов за данный период отчета;
расчетный регистр понесенных расходов, отражающих размеры сумм на добровольное страхование работников на текущий период;
расчетный регистр расходов, отчисленных на ремонт в текущем отчетном периоде;
расчетный регистр расходов, планируемых на ремонтные работы, учитываемых в настоящем и будущих отчетных периодах;

10. расчетный регистр, отражающий имеющиеся резервы расходов в случае бесплатного гарантийного ремонта;

11. расчетный регистр перерасчетного коэффициента резервов расходов при имеющем место гарантийном ремонте;

12. учетный регистр, составляемый по данным инвентаризации на дату отчета и показывающий размер дебиторской безнадежной задолженности;

13. учетный регистр составляемый по данным инвентаризации на дату отчета;

14. учетный регистр, фиксирующий страховые суммы на основании договоров работников на добровольное страхование;

15. учетный регистр расходов предприятия по страхованию работающих;

16. учетный регистр операций по внереализационным расходам отнесенным к будущим периодам.

Кроме приведенных здесь рекомендованных учетно-расчетных документов, организацией могут быть разработаны дополнительные регистры налогового учета. Они могут быть расширены, разделены или другим образом преобразованы, исходя из индивидуальных особенностей хозяйственно-финансовой деятельности организации либо предприятия.

Правильная организация ведения налоговых регистров поможет предпринимателю избежать штрафа от налоговой инспекции. А рассмотренные образцы налоговых регистров по налогу на прибыль помогут сделать правильные выводы.

Организации и предприятия, которые зарегистрированы налогоплательщиками, в обязательном порядке должны вести регистры налогового учета по требованиям, предъявляемым налоговыми инстанциями.

Вести регистры доходов и расходов обязаны не только плательщики налога на прибыль, потому что это условие не указано в налоговом кодексе, что служит предметом возникновения споров и неразберих.

Общепринятые правила ведения регистров налогов

Ведение налогового регистра – это систематизация и сводка данных за налоговый или отчетный период, которые не имеют распределения в сфере счетов бухгалтерского учета.

Обязательными реквизитами для налогового регистра являются: название, дата составления или период, измерители проведения операции в форме денежного или натурального эквивалента, а также отображение самой операции. Подтверждается регистр подписью ответственного лица, которая в обязательном порядке должна иметь расшифровку. Такие требования предъявлены статьей 313 НК.

В качестве налогового регистра можно использовать также регистр бухгалтерского учета, дополнив его необходимыми сведениями, что также предусматривает статья 313.

Регистры подлежат ведению и в бумажной, и в электронной форме.

Для бухгалтеров, которые не справляются с составлением регистров, налоговые службы разработали примерные формы образцов налоговых регистров по налогу на прибыль.

При этом налогоплательщик вправе сам составлять форму налогового регистра и определять порядок ведения учета для подключения к учетной политике и налогообложению. Это указано в статье 314 НК.

Согласно требованиям налоговых служб, регистры заполняются на базе первичных учетных документов. Запрещено:

Заполнять регистры, не соблюдая хронологический порядок проведения операций.
Делать безосновательные изъятия из них информации по операциям.
Безосновательно добавлять какие-либо учетные мероприятия.
Вести регистр беспорядочно.

Очень важным моментом является внесение поправок в уже составленный регистр. Эта документация должна быть защищенной от вмешательства несанкционированного характера. Поправки и исправления имеет право вносить лишь то лицо, которое отвечает за ведение регистров, это же лицо обязано заверить внесенную поправку своей подписью и датой исправления.

Учет налога на прибыль

Заполняя декларацию на прибыль, требуется минимум 2 регистра налогового учета по налогу на прибыль. Один из них будет отображать налоговый учет доходов, а другой – расходов. Информация, предоставленная на базе регистров, является необходимой для расчета налоговой базы – прибыли, ведь без этого этапа расчет самого налога на прибыль невозможен.

Дополнительные регистры обязательно понадобятся организации, если ее деятельность имеет несколько разновидностей. В таком случае каждый вид проводимых операций заносится в содержание регистра.

Отдельной регистрации также требуют операции, которые облагаются налогами в специальном порядке.

Например, минимальный перечень необходимых регистров для расчета налога на прибыль ООО «Цветочек»:

Регистр налогового учета по доходам от реализации.
Регистр налогового учета операций, которые уменьшают доходы от реализации.
РНУ о внереализационных доходах.
РНУ о внереализационных расходах.

Оформляя доходные регистры, стоит помнить, что сумма за реализованные товары заполняется без учета НДС и что некоторые операции не включаются в список доходов, перечень их можно найти в Налоговом кодексе.

Расходы, которые отображаются в бухгалтерском учете, не всегда налогоплательщик вправе отобразить в налоговом учете и, соответственно, заносить их в расходный налоговый регистр. Эти моменты также стоит не забывать и учитывать при ведении регистров. Некоторые затраты, которые в бухучете отображаются полностью, имеют установленные налоговым кодексом рамки, поэтому отображать их в учете налоговом следует только после внесения корректировок и поправок.

Регистры налогового учета позволяют обобщать сведения, необходимые для исчисления различных видов налогов. Данные формы не утверждаются налоговым законодательством, в отношении каждого вида налогового обязательства компании разрабатывают свои формы регистров, при этом нужно учитывать рекомендации налоговой по их формированию.

Заполнение налоговых регистров

Основное назначение регистров – это обобщение информации по исходным данным в отношении каждого вида налога. Регистры помогают контролировать налогоплательщиков? и позволяют самим плательщикам проверять верность проводимых расчетов по каждому виду налогового обязательства.

Разрабатываемые формы должны обеспечить простоту и удобство заполнения, содержать необходимые графы и строки для отражения нужных данных, что позволяет проверить верность исчисления отдельных видов налогов.

Регистры полезны как для налоговой с целью контроля плательщиков, так и для самих компаний. Правильно заполненные бланки регистров позволяют верно формировать налоговую отчетность и упрощают восприятие необходимой для расчета информации.

Заполнять регистры можно в электронном или бумажном виде. Никаких особых требований в данном вопросе налоговая не предъявляет.

Ответственность по заполнению регистров ложится на определенных лиц, подписи которых должны заверять оформляемые документы. Данные лица должны обеспечить не только корректность заполнения регистров, но и надлежащее их хранение и исключение возможности внесения исправлений посторонними лицами.

Редактировать регистр может только ответственное лицо, заверяя вносимые корректировки подписью, датой и пояснениями.

Регистры по НДФЛ

Обязанность по учету выплачиваемых доходов трудоустроенным лицам ложится на работодателя, который выполняет роль налогового агента по отношению к налогу, вычисляемому с доходов физлиц. Чтобы верно рассчитать подоходный налог, нужно грамотно организовать учет выплачиваемых доходов. Для этой цели компания формирует собственные регистры для ведения налогового учета для расчета НДФЛ.

Регистры необходимы как для налоговой с целью контроля работодателей, так и для компаний, использующих наемный труд. Сбор данных о работающих физлицах, выплачиваемых им суммах, применяемых льгот и удерживаемых НДФЛ позволяет работодателю:

Видеть общую картину по всем работникам;
Заполнять справки 2-НДФЛ по итогам года;
Определять права работников на «детский» вычет, отслеживать тот момент, когда данное право прекращается;
Устанавливать права на иные вычеты стандартного характера;
Выявлять случаи неправильного исчисления и удержания налога.

Формирование регистра

Компания вправе сама решить, как она будет учитывать доходы и рассчитываемый с них НДФЛ, и какие учетные бланки будут для этого использоваться. НК РФ определяет, что нужно отразить в налоговых регистрах. Необходимые сведения, подлежащие включению в регистр, закреплены в п.1 ст.230:

Идентификационные данные по каждому физлицу;
Разновидности выплачиваемых доходов;
Предоставляемые льготы по НДФЛ, уменьшающие базу для вычисления налога;
Величины выплачиваемых сумм;
Даты выдачи сумм персоналу;
Величины исчисленного налога;
Даты его удержания и перечисления;
Сведения о платежной документации, подтверждающей уплату.

Указанные сведения приводятся в разрезе по каждому сотруднику.

Бланк налогового регистра по НДФЛ разрабатывается с тем учетом, чтобы обеспечить удобную работу с информацией, наглядность ее представления. При этом в бланк включаются необходимые сведения, требуемые налоговой.

Качества, которыми должен обладать разработанный бланк регистра:

Простота – не должно возникать путаницы в представлении данных по сотрудникам;
Наглядность – данные должны легко читаться, бланк должен позволять быстро перенести необходимую информацию в 2-НДФЛ;
Краткость – не нужны лишние сведения, они не несут никакой значимости и создают сложность восприятия информации.

Бланк регистра должен учитывать особенности деятельности организации и выплачиваемые виды доходов, поэтому не утверждено универсального бланка регистра. Каждое предприятие составляет такой документ, который будет включать необходимые сведения и обладать указанными выше свойствами.

Для удобства компания может формировать несколько налоговых регистров для полного отражения необходимых данных в целях налогового учета НДФЛ. Налоговое законодательство работодателей в данном вопросе не ограничивает. Можно применять отдельный регистр в отношении каждого вида дохода или каждого физлица.

Часто компании за основу берут действовавший ранее бланк справки 1-НДФЛ, на примере которого подготавливается подходящий регистр.

Бланк регистра по НДФЛ

В разрабатываемый налоговый регистр включаются сведения из п.1 ст.230. Ниже в таблице даны пояснения по каждому виде необходимой информации.

Обязательные сведения регистра	Пояснения
Идентификационные данные о налогоплательщиках	Данные о работающих физлицах, включающие: Число, месяц и год рождения; Сведения об удостоверяющем личность документе; ИНН, если он известен работодателю; Адрес (в РФ и за ее пределами); Гражданство.
Виды доходов	Каждый выплачиваемый вид дохода должен иметь поле для указания специального цифрового кодового обозначения. Коды утверждены Приказом ФНС №MMB-7-11/387@ 10.09.15. Не обязательно отражать данные по доходам, не облагаемым НДФЛ, так как они не формируют базу. Доходы, облагаемые налогом в ограниченном пределе, отражать обязательно, так как они способны накапливаться на протяжении года.
Виды вычетов	В регистре вычеты отражаются с указанием кодовых обозначений. Коды вычетов утверждены тем же приказом, что и коды доходов.
Суммы доходов	Рекомендуется указывать суммы доходов: Начисленные до налогообложения и применения вычетов; Уменьшенные на положенные вычеты.
Даты выплаты доходов	Предусматривается поле для указывания дня, когда: Фактически выдана з/п или иной вид дохода наличными из кассы; Перечислена з/п на карты сотрудникам.
Статус налогоплательщика	В регистр включается поле для указания того, относится физлицо к резидентам или нерезидентав РФ.
Даты удержания НДФЛ	В специальной графе прописывается фактический день удержания налога, который зависит от вида дохода.
Даты перечисления НДФЛ	Берутся из подтверждающей платежной документации.
Реквизиты п/п	Достаточно указать №, дату п/п и перечисляемую по нему сумму налога.
НДФЛ	В регистр вносится посчитанный и удержанный налог.

Если работников много, то удобнее разработать регистр, который бы отражал данные по каждому отдельному физлицу. По такому принципу построен бланк 1-НДФЛ. Можно взять указанный бланк в качестве основы и адаптировать его под современные реалии и требования НК РФ – добавить недостающие данные, убрать лишние, неактуальные.

Компания ведет регистр в удобном виде – бумажном или электронном.

С учетом вышеизложенных сведений налоговый регистр по НДФЛ может принимать такой вид:

Регистр по налогу на прибыль

Для целей учета показателей для вычисления налога на прибыль компания заполняет самостоятельно разработанные бланки налоговых регистров, данные в эти регистры переносятся из бухгалтерских счетов и первичной документации.

Бланки регистров составляются с учетом особенностей деятельности конкретного предприятия. Актуальность в применении налоговых регистров отдельно от бухгалтерских по налогу на прибыль возникает в том случае, если организация выполняет операции, суммы по которым учитываются по-разному в бухгалтерии и налогообложении.

Требования налогового и бухгалтерского учета по некоторым операциям могут не совпадать, в таких случаях и нужно отдельно применять налоговые регистры.

Если же предприятия не выполняет тех операций, по которым налоговый учет ведется в отличной от бухучета форме, то для вычисления налога на прибыль достаточно бухгалтерских регистров.

Налоговые регистры могут принимать форму бухгалтерских с необходимыми дополнениями. Также допускается формировать отдельные бланки, не схожие с бухгалтерскими. Налоговая разрешает компаниям в данном вопросе проявить инициативу и подготовить подходящий для себя бланк. В НК РФ даются только рекомендации о том, какие реквизиты отражаются в регистре:

Название бланка;

Временной отрезок, за который он составляется;
Количественные и денежные измерители необходимых показателей;
Сведения о проводимых операциях;
Подпись ответственного лица.